Atingir as metas é uma tarefa quase utópica em sua empresa? Atrasos já fazem parte da rotina e uma boa parte das análises de crédito acontece de forma inconsistente? Que tal conversar comigo sobre boas práticas para otimizar processos no setor financeiro? Iremos falar sobre os problemas e sobre como as práticas podem ajudar a combatê-los.

Não se preocupe, apesar de eficiente as dicas são simples e é bem provável que se adequem à sua realidade. Mas não se empolgue, elas ainda exigem trabalho árduo e contínuo, aliás sempre desconfie de dicas milagrosas.

Otimização de processos nada mais é do que o resultado de muitas tentativas e erros, por isso exige tempo, mas na maioria das vezes funciona. Boa leitura!
 

1- Trace (e entenda) os percursos

 
Muitas empresas acreditam que processos mal realizados serão rapidamente percebidos por imaginarem que quando algo está errado, uma espécie de alarme ecoará na empresa. Mas na verdade não é bem assim que as coisas acontecem na vida real. A ineficiência é muitas vezes sorrateira e silenciosa

Na maioria dos casos tudo parece ir bem, os resultados obtidos até são satisfatórios e só se percebe que há algo de errado quando por algum motivo descobre-se que os processos poderiam ser duas ou três vezes mais eficientes. É por isso que avaliar frequentemente a forma como os processos acontecem na busca por melhorias é altamente recomendado.

Sendo assim, a melhor forma de começar a otimizar processos no setor financeiro é mapeando todos eles para entender todo o trajeto do início à entrega dos resultados. Aliás a falta de conhecimento do gestor em relação ao caminho desses processos é um dos maiores gargalos nas empresas do setor financeiro.

Para isso você deve avaliar como tudo acontece atualmente, quem faz o quê, como e em quanto tempo isso é realizado. Depois é preciso identificar formas de melhorar as etapas e documentar de forma clara como os passos devem ser seguidos pelo time corporativo, a quem recorrer e como proceder quando imprevistos acontecerem . Após realizar o mapeamento essas são as melhorias que provavelmente serão notadas:

  • processos mais enxutos e eficazes;
  • diminuição da taxa de retrabalhos;
  • melhorias constantes na forma de realizar processos;
  • redução de custos;
  • eliminação de tarefas desnecessárias.

Esse mapeamento deve ficar acessível para que os colaboradores possam ter acesso sempre que surgirem dúvidas ou precisarem partir para um plano B.
 

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2- Não percorra a pé um trajeto que pode ser feito de carro

 
A analogia é muito simples: se você precisa chegar logo a um destino qual a melhor opção de locomoção a pé ou de carro? Obviamente que é a segunda opção, certo? Embora ela envolva algum custo, te ajudará a alcançar o objetivo com segurança e rapidez. Com a sua empresa a ideia deve ser a mesma, entenda:

Com todos os processos mapeados você já tem clareza sobre os caminhos percorridos em todas as etapas dos serviços oferecidos, certo?

Com isso é bem provável que você também tenha notado que alguns desses fluxos poderiam ser automatizados, ou seja, poderiam funcionar sem a interferência humana. é o que chamamos de workflow. Essa é uma excelente opção para otimizar processos no setor financeiro. Veja um exemplo:

Uma série de documentos chega para aprovação, algum analista deve avaliar de forma prévia as documentações e depois enviar para outra pessoa que comparará os dados com algum banco de informações.

Com um workflow automatizado todo esse fluxo funcionaria assim: os documentos seriam enviados automaticamente para um software gerenciador de documentos eletrônicos capaz de identificar se os documentos enviados coincidem com aqueles que frequentemente são solicitados, feito isso, os documentos seriam enviados para que o analista conferisse os detalhes das informações, etc;

Ao invés de 2 analistas seria preciso contar com apenas um, a primeira etapa do fluxo aconteceria automaticamente (o que significa funcionar 24h por dia, 7 dias por semana).

Além disso, se o tempo entre os processos exceder, o gestor poderia receber também de forma automática, um lembrete, para que identificasse um possível gargalo rapidamente. Isso certamente ajudaria a otimizar processos no setor financeiro, não?

Com isso, mais análises seriam realizadas com a mesma equipe e em menos tempo. E vale lembrar, muitas outras tarefas operacionais podem ser realizadas automaticamente quando se possui um workflow ativo e sempre que algo fugir do previsto, o gestor será prontamente notificado.
 

3- Modernize-se

 
Se você chegou até aqui, conseguiu notar que a baixa interferência humana e a automatização são dois fatores muito importantes quando o objetivo é otimizar processos no setor financeiro, certo? Esses detalhes garantem não só a agilidade nos processos como também o baixo índice de erros e retrabalhos.

Outro detalhe que talvez você não tenha notado é que reduzir as atividades operacionais não significa deixar os colaboradores sem ter o que fazer, muito pelo contrário, é saber utilizar algo que só eles podem oferecer: foco estratégico, isto é trabalhar com o objetivo de fazer a empresa crescer e não apena sde suprir demandas pontuais.

E para isso é fundamental que se pense na tecnologia como grande auxiliadora nesse processo. A tecnologia é quem vai automatizar processos, integrar ferramentas, facilitar a coleta de dados para relatórios, enfim, facilitar a vida dos que atuam no setor financeiro.

Essa inovação fará com que a empresa tenha mais tempo para buscar as metas e quem sabe até superá-las. Problemas serão detectados logo no início e a própria gestão atuará de forma mais efetiva, sendo possível até atender demandas externas.

Todas as soluções citadas anteriormente possuem uma característica em comum, buscam otimizar processos no setor financeiro por meio da gestão de documentos. Organizar e distribuí-los da melhor forma, no menor tempo e buscando os melhores resultados, é disso que todas as dicas tratam, ou seja, se o seu objetivo é construir processos impecáveis, precisa antes de tudo investir na boa gestão de documentos.
 

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