Quanto tempo uma proposta fica parada com sua equipe até que seja possível realizar toda a análise de crédito? Essa demora pode reduzir o índice de aprovação de crédito e pior, se o processo for manual há ainda as chances de erros e fraudes. Mas isso pode ser contornado, já que um bom gerenciamento de documentos digitais pode resolver a maioria desses problemas.

No artigo de hoje vou te apresentar 3 fatos muito importantes que poderão transformar o cenário de análise de crédito em que sua empresa está inserida. Continue a leitura e descubra como aumentar o número de propostas aceitas.
 

1- Sobre o envio de propostas

 
Quanto tempo após receber uma solicitação você ou seu time costuma enviar uma proposta de crédito ao cliente? É muito comum que esses documentos sejam enviados no máximo até 48 horas. O problema é que dois dias é muito tempo, dá muita margem para que outros concorrentes agilizem o processo e acabem interceptando uma negociação.

Com isso muitas propostas acabam ficando paradas e não se sabe exatamente se o cliente recebeu, se esqueceu de conferir a caixa de e-mails ou se simplesmente desistiu da negociação em função de condições oferecidas por outra empresa. Esse impasse reduz drasticamente as chances de um negócio ser fechado. Mas com o gerenciamento de documentos digitais esse problema pode acabar.

Alguns sistemas de gestão possuem um dashboard em que é possível acompanhar todo o workflow e em qual estágio a proposta se encontra. Isso significa que a ferramenta lhe envia por exemplo uma notificação assim que o destinatário abre a proposta. Avisa se ele recebeu, envia lembretes automaticamente aos colaboradores envolvidos, etc.

Dessa forma é possível agilizar o processo de propostas e automatizar atividades que antes eram feitas de forma manual, isso economiza tempo e reduz um ciclo de vendas por exemplo. E como já sabemos, quanto menor o ciclo maior as chances de sucesso.

O melhor de tudo é que o fluxo todo fica visível para o gestor que pode acompanhar se os prazos estão sendo cumpridos, essa informação ajuda na tomada de decisões a fim de melhorar esses processos. Resumindo: menos atrasos, mais agilidade e maiores chances de propostas aceitas.
 

2- Sobre assinaturas

 
Se um processo demora por si só, acrescente mais alguns dias se for preciso coletar assinaturas de pessoas que estejam em diferentes regiões. Além do tempo ainda há os gastos com envio de malotes, já que assinaturas físicas não podem ser enviadas de forma digitalizada. Mas um bom gerenciamento de documentos digitais pode resolver isso também. Antes só um adendo:

Arquivos digitalizados são aqueles em que se utiliza um scanner para copiá-lo em formato digital. Já os digitais são documentos cuja origem é totalmente virtual. Neste tópico estamos falando dos digitais, ok?
Ao utilizar um sistema de gerenciamento de documentos digitais você pode utilizar a função de assinatura digital. Um modelo de assinaturas com base em criptografia que apesar de parecer complexo é tão simples que pode ser executada em poucos cliques. Uma empresa envia a proposta e o cliente pode assiná-la sem precisar instalar nada nem realizar login em plataformas.

O melhor de tudo é que esses documentos possuem validade jurídica. Isso significa que a assinatura vale como às em documentos impressos.

Além disso, qualquer alteração no documento invalida automaticamente as assinaturas, o que garante a integridade das cláusulas acordadas. Por fim, é praticamente impossível que outra pessoa assine um documento digitalmente por você

Com isso ganha-se tempo e a gestão se dá de forma otimizada já que a ferramenta ainda avisa quantas propostas foram abertas, assinadas e enviadas à próxima etapa.
 

3- Sobre o gerenciamento de documentos digitais diversos

 
Quem trabalha com alta demanda no gerenciamento de documentos digitais costuma perder muito tempo em tarefas manuais como classificação de documentos por tipo, comparação de dados e armazenamentos de informação. É o caso por exemplo dos analistas de crédito que precisam realizar todas as operações citadas durante uma esteira de crédito.

Além de levar muito tempo esses processos estão altamente suscetíveis a erros já que dependem de total atenção e interferência humana, e como sabemos nós somos falhos. Mas a tecnologia não e é por isso que automatizar esses processos pode oferecer muito mais agilidade e assertividade aos processos de análise de crédito, por exemplo.

Tudo acontece em parte graças a tecnologia OCR (sigla em inglês para reconhecimento ótico de caracteres). Essa tecnologia é capaz de reconhecer informações em documentos digitalizados e posteriormente organizá-los de forma hierárquica. É possível automatizar tarefas como:

• classificação de documentos (RG, CPF, contratos, boletos, etc.);
• análise e detecção de fraudes e documentos duplicados;
• coleta de informações que podem ser armazenadas em ferramentas integradas;
• comparação de informações e dados cadastrais;
• edição em arquivos que tenham sido escaneados.

Isso permite que uma gama enorme de documentos distintos sejam analisadas e processadas automaticamente, diminuindo o tempo da análise de crédito e emissão de propostas.

Além disso as chances de erros em comparação de dados cadastrais é bem menor já que é feito de forma automatizada. Com um sistema de gestão de documentos nunca foi tão “fácil” reduzir o tempo de aprovação em propostas de crédito.

O gerenciamento de documentos digitais pode facilitar o trabalho tanto do gerente, que tem controle sobre todo o workflow de aprovação quanto do analista que pode se dedicar a tarefas menos operacionais, já que a ferramenta faz boa parte do trabalho duro. Sabendo dos fatos apresentados, cabe a você decidir qual atitude tomar para reduzir o número de propostas paradas, diminuir fraudes e aumentar o índice de aprovação de crédito.