Quando uma empresa decide entrar em fase de expansão muitas vezes não imagina o quanto a distância pode criar ruídos de comunicação nas rotinas de trabalho. Mas quando as novas unidades entram em operação fica evidente que há a necessidade de melhorar a comunicação entre matriz e filiais.

Documentos que atrasam por dependerem de assinaturas que precisam ser coletadas em outras unidades, dificuldade no gerenciamento de toda a documentação burocrática entre outras coisas acabam prejudicando até mesmo a agilidade no atendimento ao cliente final. E foi pensando nesses problemas que o post de hoje foi desenvolvido.

Ao continuar a leitura você encontrará 3 dicas eficientes que poderão facilitar as transações entre as unidades de sua empresa e agilizar até mesmo a obtenção de resultados. Não vá parar a leitura por aqui e perder essa informação, hein?
 

1- Otimize o vai e vem de documentos

 
Algumas empresas que trabalham com análise de crédito, principalmente em relações que envolvam várias unidades, sentem que precisam melhorar a comunicação entre matriz e filiais para minimizar as dificuldade em gerenciar a enorme quantidade de documentos que recebem e enviam diariamente.

Imagine a seguinte situação: uma filial no norte do país recebe do cliente os documentos necessários para avaliação e precisa enviá-los à matriz para que passe pela esteira de crédito. O analista terá que digitalizar tudo, enviar à sucursal onde alguém terá de abrir arquivo por arquivo a fim de conferir dados e tipos.

Pode não parecer tão trabalhoso quando pensamos em um caso isolado, mas se multiplicarmos isso, será possível notar o trabalho que dá. Além disso, como o processo é quase todo manual, há chances de informações passarem batidas, sem contar os problemas técnicos que podem surgir no meio do caminho. Se a sua empresa passa por algum processo semelhante eu tenho uma boa notícia.

Existem algumas ferramentas que podem facilitar o processo salvando os arquivos em nuvem para que todos os profissionais possam acessá-los simultaneamente, além de fazer o reconhecimento automático de determinados arquivos. Com isso a própria ferramenta identifica se um arquivo é uma conta de luz por exemplo e se essa conta está no nome da pessoa certa.

Com isso é possível melhorar a comunicação entre matriz e filiais, poupando o tempo com envio de arquivos e reconhecimento das informações necessárias.
 

2- Evite o uso de malotes

 
Quanto tempo sua empresa leva para enviar/receber e conferir documentos recebidos de uma filial? Algumas empresas contam com um número alto de colaboradores e há aquelas que possuem alta taxa de rotatividade.

Com isso fica complicado conferir e organizar por exemplo todos os documentos trabalhistas como atestados médicos, documentos admissionais entre muitos outros. Além de também ter que controlar quem enviou, quem está devendo…

O problema é que esse tipo de falha pode trazer grande risco à empresa caso ela sofra um processo trabalhista. Lembre-se de que estamos falando de organizações que possuem filiais, ou seja o prejuízo pode ser alto. Mas há uma forma de melhorar a comunicação entre matriz e filiais nesse sentido sem depender do uso excessivo de malotes. Confira:

Existem algumas ferramentas que auxiliam nessa gestão de documentos. Essas soluções são capazes de receber um arquivo digitalizado e reconhecer, por meio de leitura e comparação de informações, o tipo de arquivo e a quem ele pertence, tudo instantaneamente e de forma automatizada.

Se esses softwares possuírem integração com as ferramentas internas, poderão identificar quem está devendo o quê e ainda enviar lembretes para estes colaboradores para que regularizem suas situações o quanto antes.

Com isso a matriz pode se preocupar em arquivar os documentos apenas em sua versão digital, enquanto que a filial cuida dos impressos. Até porque mesmo que enviar/receber arquivos por malote funcione, não podemos negar que na maioria das vezes esse processo é caro e um tanto demorado.

Com essa estratégia será possível melhorar a comunicação entre matriz e filiais e otimizar a forma como esses documentos são armazenados em ambas unidades.

 

3- Utilize a nuvem

 
Onde as filiais de sua empresa armazenam documentos burocráticos? Desde a papelada relacionada à vistoria de ambiente, alvará, até os contratos? Você consegue ter acesso instantâneo a eles? Consegue gerenciá-los de qualquer lugar que esteja? Pois deveria. Isso pode evitar por exemplo as multas por atrasos ou inadequações da filial.

Mesmo que as unidades armazenem os arquivos físicos de maneira organizada, seria interessante manter um backup digitalizado e armazenado em nuvem para que qualquer pessoa devidamente autorizada possa acessá-los.

Dessa forma, arquivos menos importantes podem ser mantidos somente em sua versão digital, o que proporcionará economia de espaço físico. Além disso as buscas podem ser feitas com muita facilidade e será possível encontrar aquela alteração contratual emitida a há muito tempo sem nenhuma dor de cabeça.

Se você deseja melhorar a comunicação entre matriz e filiais já pode deixar de encarar a distância como uma causadora de ruídos na comunicação. Com as ferramentas citadas anteriormente será possível agilizar o envio de documentos, coleta de assinaturas e armazenamento de arquivos de forma prática e eficiente.