Reduzir custos no processo de gerenciamento de documentos pode parecer uma tarefa quase impossível mediante os inúmeros processos de aprovação, quantidade enorme de arquivos que são enviados e conferidos diariamente, sem contar as metas que parecem ser inalcançáveis. Mas mesmo em cenários como esse há a possibilidade de otimizar alguns processos.

Existem algumas alternativas para métodos de execução tradicionais que podem trazer mais resultado com menos esforço. Irei falar sobre 4 delas no artigo de hoje e se você deseja implementá-las em sua equipe, fique de olho nos tópicos a seguir!
 

1- Intensifique a análise de dados

 
Quem trabalha com gerenciamento de documentos para análises de crédito sabe que um dos maiores custos desse processo se dá quando uma fraude acontece. Erros na análise podem fazer com que créditos sejam concedidos erroneamente à pessoas com alta taxa de inadimplência e isso pode causar prejuízos graves.

Esses erros geralmente acontecem em esteiras cuja análise é realizada de forma manual. Mesmo o score de crédito não sendo adequado, o perfil do solicitante acaba sendo aceito, mas existe uma forma de reduzir custos no processo de gerenciamento de documentos e realizar essa tarefa de maneira mais eficiente, com menores chances de erro.

Ao utilizar por exemplo um sistema de gestão de arquivos digitais toda a comparação de dados e reconhecimento da veracidade dos documentos pode ser realizada de forma automatizada por meio de leitores capazes de analisar informações contidas em imagens escaneadas.

Com isso, sempre que uma informação não procede o analista é notificado e pode impedir a continuação do processo, reduzindo assim os erros no processo de aprovação e principalmente os índices de inadimplência. Com isso há a possibilidade de realizar muitas propostas e de forma paralela reduzir as chances de falha na esteira de crédito.

O melhor de tudo é que um sistema de gestão de documentos digitais pode armazenar todos os dados obtidos por meio da documentação fornecida e integrá-las a outras plataformas de relacionamento com o cliente.
 

2- Pare de assinar documentos impressos

 
Durante a negociação de uma proposta perde-se muito tempo com documentos que precisam da assinatura de diversas pessoas que em muitos casos estão distantes umas das outras.

Além disso o custo com o trânsito de malotes pode acabar tornando o processo quase inviável. É por isso que se você deseja reduzir custos no processo de gerenciamento de documentos impressos, deveria parar de assiná-los. Mas como assim?

Existe uma alternativa muito mais viável tanto em questão de logística quanto de praticidade e é a assinatura digital. Por meio dela você pode assinar contratos e propostas digitais de forma totalmente virtual e dando poucos cliques.

Isso é possível graças às tecnologias de criptografia que permitem criar uma marca única, autêntica e extremamente segura como uma verdadeira rubrica, isso significa que assinaturas digitais tem o mesmo valor jurídico que as tradicionais feitas em papel.

Além disso, as pessoas não precisam de nenhum software específico para assinar os documentos enviados por você. Apenas o remetente precisa se preocupar com isso. Mais agilidade nos processos e redução de custo com transporte de documentos.

As assinaturas também servem para garantir que os documentos não serão alterados, já que se isso acontecer elas perdem totalmente sua validade.
 

3- Invista em produtividade

 
A conta é simples, se a produtividade aumenta sem que seja necessário contratar mais mão de obra, o custo do gerenciamento diminui, certo? Mas como fazer essa “mágica”? Bom, imagino que sua equipe acabe perdendo muito tempo durante a fase de aprovação do crédito, já que precisa receber e analisar uma demanda alta e ampla de documentos, certo?

E se eu dissesse que existe uma tecnologia que pode “ler” e identificar todos os arquivos enviados para a análise e classificá-los automaticamente por categoria? Com a tecnologia OCR isso é totalmente possível. Você pode reduzir custos no processo de gerenciamento de documentos ao otimizar a categorização deles.

A sigla faz referência em inglês para “reconhecimento ótico de caracteres” e é exatamente isso que acontece. Arquivo como RG, CPF, contratos ou boletos são enviados para a ferramenta que por meio de um leitor ótico é capaz de:

• identificar o tipo de arquivo enviado;
• as informações contidas na imagem (datas, assinatura, etc);
• comparar os dados com outras fontes de informação;
• permitir a edição de informações em arquivos digitalizados.

Com isso seu analista perderá menos tempos na análise e será capaz de atender muito mais clientes, aumentando inclusive as chances de aprovação de crédito.

O melhor de tudo é que em um sistema de gestão de documentos que conte com um OCR, um arquivo pode ser encontrado facilmente no meio de um montante de documentos utilizando apenas a busca por palavras-chave. Interessante, não?
 

4- Pare de gastar com materiais de escritório

 
Você já parou para fazer as contas de quanto gasta com a impressão e armazenamento de documentos físicos? Papéis, impressora (tintas e manutenção), arquivos… A lista é grande e apesar de não parecer, no fim de um semestre o gasto com esses materiais pode tomar grandes proporções. Além disso existe também todo o contexto ambiental.

Mas se você chegou até aqui, já percebeu que não há tanta necessidade de imprimir os documentos já que a análise, assinatura, envio e armazenamento pode ser realizada no formato digital. Então, porque não criar uma meta para reduzir custos no processo de gerenciamento de documentos impressos?

Armazene fisicamente apenas aqueles que realmente precisem ser impressos. Assim você facilitará o acesso ao acervo, economizará em espaço físico e ainda aumentará a produtividade de sua equipe, permitindo que mais análises sejam realizadas durante a rotina de trabalho.

Reduzir custos no processo de gerenciamento de documentos depende de organização, estratégia e visão. Investir em um sistema de gestão de documentos, por exemplo pode impactar positivamente nos processos de trabalho e trazer ótimos resultados, eliminando processos burocráticos e diminuindo os erros por interferência humana.