21 maio 2015

5 critérios para escolher um sistema de gestão de documentos para o RH

A implementação de um conjunto de soluções tecnológicas para a gestão eletrônica de documentos tornou-se prioridade em departamentos de RH de corporações dos mais variados segmentos e portes.

Essa urgência em ter um ambiente virtual capaz de automatizar o processamento das informações e o gerenciamento de documentos, que aumentam a cada dia, a partir da digitalização de páginas ou do envio direto de arquivos em formato digital, surgiu paralela à demanda por agilidade, aumento da produtividade e da segurança dentro do setor de recursos humanos.

O momento da escolha do sistema de gestão de documentos deve ser pautado em alguns critérios que visam selecionar a melhor ferramenta disponível no mercado, em conformidade com as expectativas da corporação que irá implementá-lo:

#1 Possibilidade de armazenamento ilimitado

Considerando que o número de documentos e arquivos tende sempre a crescer – principalmente em RHs centralizados que lidam com processos de várias matrizes ou filiais – é importante dar preferência aos sistemas com armazenamento ilimitado e suporte de arquivos das mais variadas extensões.

Assim, a empresa não corre o risco de arcar com novos custos a cada aumento no volume de documentos e pode contar, desde o início, com amplo espaço tanto para classificação e armazenamento de arquivos digitalizados.

#2 Sistema com pastas inteligentes

Como o setor de RH precisa de organização em cada etapa dos processos de documentos – seja de folhas de pagamento, contratos, currículos ou prontuários – um sistema que ofereça a busca rápida e gerenciamento fácil de arquivos é a opção ideal.

A definição de “inteligência”, nesse contexto, está intrinsecamente ligada à performance dessas pastas no dia a dia dos gestores de RH. Elas armazenam o documento de forma intuitiva no local correto e ainda permitem que um mesmo arquivo esteja em mais de uma pasta simultaneamente, sem duplicações.

#3 Compartilhamento de documentos

Outro critério merecedor de análise é a existência de aplicações que possibilitem o compartilhamento de documentos dentro do próprio sistema, sem tráfegos de arquivos no e-mail, por exemplo.

O ideal é que os gestores consigam compartilhar arquivos com usuários internos e externos, sem recorrer ao correio eletrônico e com rastreabilidade, sabendo nome, data e horário de quem alterou e acessou o documento. Os sistemas projetados com tecnologias de ponta também permitem o compartilhamento de uma consulta em tempo real.

#4 Velocidade nos processos

Um bom sistema GED precisa prover aos seus usuários total autonomia em cada fase de gestão – definição de tipo de documentos, perfis de acesso e edição, por exemplo –, e aplicações que aumentem a velocidade dos processos e apoiem com eficiência as tomadas de decisões.

É imprescindível que essa ferramenta tecnológica consiga agilizar o prazo de respostas e feedbacks tanto para os outros setores da empresa, quanto para os funcionários que estão aguardando posicionamentos do departamento de RH e, ajudando a evitar eventuais ações trabalhistas.

#5 Barra de busca diferenciada

No momento da escolha, é indicado focar a atenção na forma como as buscas de documentos podem ser realizadas no sistema. Se a consulta exigir a inserção de códigos ou números complicados, o ideal é procurar por sistemas nos quais a pesquisa possa ocorrer com a digitação de qualquer palavra referente ao conteúdo do documento. Desse modo, o usuário consegue localizar arquivos com maior agilidade e precisão, semelhante a uma busca efetuada na internet, não sendo necessário saber onde estão armazenamentos os documentos, mas sim qual é sua classificação e palavras-chaves, o que torna a busca de informações mais rápida e simples.

Por fim, vale frisar, que a implementação do GED no departamento de RH deve ser orientada, sobretudo, pelas necessidades reais da empresa. Caso haja mudanças constantes nos processos de documentos do departamento, é aconselhável adquirir um sistema flexível, que admita personalizações e integrações a qualquer momento, com alterações pontuais em sua programação.


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