12 maio 2015

7 benefícios da gestão eletronica de documentos no dia a dia de Recursos Humanos

O departamento de recursos humanos de pequenas, médias ou grandes empresas ocupa uma função que vai muito além da organização de questões burocráticas relativas à admissão e demissão de funcionários. Mais precisamente, o RH é o responsável pela gestão do capital humano da corporação, atuando na administração e condução dos colaboradores com o objetivo de fazê-los alcançar as principais metas do empreendimento.

Além de necessitar de um quadro de profissionais capacitados a lidar com recrutamento, seleção e desenvolvimento de talentos, o RH deve contar com uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) para agregar diversos benefícios à rotina do setor.

# 1- Armazenamento fácil

Com um sistema GED implementado no RH, os funcionários que lidam com folhas de pagamento, currículos, prontuários e outros tipos de documentos, conseguem usufruir de um armazenamento facilitado e gerenciar toda a rotina do departamento, a partir de pastas inteligentes, que podem notificar dos vencimentos de documentos de RH, por exemplo.

Na prática, os documentos são enviados diretamente para o sistema, por meio de digitalização ou, se a empresa já estiver lidando com páginas virtuais, os arquivos em extensões como “.doc” “.pdf”  “.exe”, dentre outros,  são passíveis de upload no próprio ambiente digital.

#2- Busca rápida

Nos departamentos de RH com sistema GED, a busca por quaisquer documentos é realizada em maior velocidade, quando comparado às procuras convencionais em pastas ou arquivos armazenados em um computador sem essa ferramenta.

Isso ocorre porque, os melhores sistemas GED contam com uma barra de busca diferenciada, que permite a localização dos arquivos ao digitar qualquer palavra que esteja relacionada ao seu conteúdo.

#3- Redução da quantidade de papéis

Com o sistema GED, diversas etapas burocráticas dos recursos humanos podem ser gerenciadas sem a necessidade de impressão de páginas, reduzindo a quantidade de papéis utilizada dentro do departamento.

Dessa forma, a empresa acaba aderindo a uma prática sustentável internamente, ao imprimir apenas os documentos que exigirem assinatura ou autenticação em cartório, por exemplo. Isso acaba não ocupando espaço físico desnecessário e, ainda, reduz custos de armazenagem.

#4- Redução dos extravios

O extravio de documentos é um dos principais problemas enfrentados por departamentos de RH centralizados que lidam com um grande fluxo de processos.

A tecnologia GED evita a perda de arquivos e a falsificação de dados, pois oferece a possibilidade de backup e de versionamentos de um mesmo documento em uma linha cronológica do processo.  Assim, o gestor mantém o controle de qualquer modificação efetuada nos arquivos.

#5- Agilidade na troca de informações

Frequentemente, os funcionários do RH precisam enviar informações e arquivos para outros membros da empresa, tanto dentro do departamento quanto fora – como diretores, administradores e profissionais que cuidam do setor jurídico.

O sistema GED confere agilidade nessa troca de informações e possibilita o compartilhamento de arquivos em qualquer extensão e tamanho, via correio eletrônico ou visualização simultânea do documento por vários usuários.

#6- Segurança dos dados

Algumas opções de sistemas GED disponibilizados no mercado utilizam Data Centers que passam por auditorias periódicas e possuem critérios rigorosos de segurança para garantir a permanência dos ciclos de dados.

Ocorre, ainda, o bloqueio de usuários que tentem fazer quebras de senha, de modo a deixar os arquivos completamente livres de ações maliciosas.

#7- Integração com outros sistemas e ferramentas

O departamento de RH pode implementar um sistema GED que permita a integração com a outros sistemas utilizados pela empresa. Assim, os usuários efetuam buscas de outros sistemas de automação em um único programa e utilizam um número variado de aplicações sem se limitar a uma única ferramenta de gerenciamento.

Para concluir, é imprescindível ressaltar que esses são apenas alguns dos benefícios de um sistema GED em âmbito empresarial, suscetíveis a variações conforme a personalização e flexibilidade do software escolhido.

 


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