Se você está cogitando investir em soluções GED não deixe de ler o artigo de hoje antes de tomar essa decisão. Selecionei 7 ótimos motivos para que você possa firmar ainda mais a sua decisão. E se ainda houver alguma indecisão por parte da liderança interna, mostre estes motivos a eles, provavelmente este conteúdo será muito útil para que cheguem às devidas conclusões.

A ideia não é convencer você de nada, mas mostrar alguns dos resultados mais evidentes obtidos por empresas do seu segmento que decidiram tomar essa decisão. O motivo 6 geralmente é o que mais encanta as empresas.
 

1- Organização e agilidade

 
Durante o processo de esteira de crédito, quanto tempo um analista perde quando precisa consultar um documento em meio àquela pilha de papéis sobre a mesa? Independente do método de organização, você há de concordar que o tempo gasto poderia ser muito menor, não é mesmo?

Ao utilizar um software GED essa busca pode ser feita em minutos. Todos os arquivos digitalizados ficam organizados de forma inteligente, sem precisar de pastas, bastando apenas que você digite alguma informação contida no arquivo para localizá-lo. Não há nem perda de tempo nem risco de extravio dos documentos armazenados.
 

Saiba mais: 3 fatos que você precisa saber sobre gerenciamento de documentos digitais

 

2- Possibilidade de restrição de acesso

 
Ao investir em soluções GED, você será capaz de ter total controle sobre quem poderá acessar os tipos de documentos manipulados por sua empresa; além de conseguir rastrear quando uma modificação foi realizada e quem foi o autor da modificação.

Isso aumenta a segurança das informações armazenadas e evita vazamentos que possam comprometer o negócio. Como esse tipo de controle é realizado em sua empresa?

Sem uma solução desse porte, mesmo armazenando os arquivos em nuvem fica difícil controlar o acesso, imagino. Acredito que este seja um bom motivo para sua empresa investir em soluções GED.
 

3- Indexação

 
Se você já trabalha com documentos digitalizados em sua empresa de crédito sabe o quanto é importante (mas extremamente trabalhoso) organizar e conferí-los por tipo, assunto, data, etc. Essa tarefa demanda muito tempo, mas se negligenciada tira toda a vantagem de organização proporcionada por arquivos digitalizados, certo?

Ao investir em soluções GED você resolve todos esses problemas: por meio da tecnologia OCR que é capaz de reconhecer caracteres a partir de imagens escaneadas, é possível fazer toda essa separação de forma automática.

Ou seja, assim que os documentos forem digitalizados, a própria solução se encarregará de organizá-los e você não precisará mais perder tempo com essa tarefa cansativa e totalmente operacional.
 

4- Sincronia de informações

 
Ainda falando sobre a capacidade da tecnologia OCR, se ela é capaz de identificar caracteres em imagens digitalizadas, será que também é capaz de armazenar essas informações ou alimentar bancos de dados? A resposta é sim!

Ao investir em soluções GED sua empresa poderá trabalhar com esta solução integrada a outras ferramentas como por exemplo os ERPs. Quer um exemplo prático?

Sempre que sua empresa receber documentos para aprovação de crédito, poderá armazenar essas informações e enriquecer um banco de dados de ERP para que quando este mesmo cliente envie novos documentos no futuro a comparação de dados seja mais efetiva e aconteça de forma automática.

Algumas empresas utilizam essa vantagem para alimentar alguma solução de RH em processos seletivos, enfim, as possibilidades são quase infinitas.
 

5- Experiência de usuário

 
É muito comum que as empresas atribuam a complexidade de acesso aos softwares que oferecem diversas possibilidades de uso. E por conta desse conceito pré-concebido algumas organizações acabam sendo resistentes às soluções GED. Mas por sorte esse é um conceito bastante equivocado.

Em geral ao investir em soluções GED a sua empresa não precisará dispor também de treinamentos complexos nem nada do tipo.

Além de a implantação ser rápida, essas ferramentas prezam muito pela experiência do usuário, o que significa que são construídas de forma bastante intuitiva. Em outras palavras, qualquer um com o mínimo de conhecimento em informática conseguirá operá-las sem problemas.
 

Saiba mais: 4 dicas para reduzir custos no processo de gerenciamento de documentos

 

6- Criação de workflows

 
Um workflow nada mais é do que um fluxo de trabalho que funciona de forma automatizada, ou seja, alguns procedimentos acontecem sem que um colaborador precise interferir ou iniciar o processo. Sempre que uma atividade elencada acontece ela dá início ao processo automatizado e as ações acontecem simultaneamente e é o GED quem as controla. Vamos a um exemplo prático?

Imagine que tradicionalmente, durante a esteira de crédito você precise dispor de um analista para realizar a validação de documentos e a comparação das informações.

Ao investir em soluções GED e criar nelas os diversos níveis de workflows, você poderá criar algumas regras como: sempre que uma leva de documentos chegar, o formato dos arquivos devem ser conferidos e um e-mail deve ser enviado ao analista especificando quais dos documentos solicitados possuem o formato solicitado.

Em seguida um novo processo deve ser iniciado e os dados contidos no arquivo X devem ser comparados com a base de dados Y. Feito isso outro e-mail deve ser enviado para o analista com o resultado das comparações e a leva de documentos que não atingir os resultados esperados é enviada para uma esteira de análise manual e mais minuciosa.

Imagine o quanto essa automação dos processos não beneficiaria os analistas de crédito, eles teriam muito mais disponibilidade para as análises que realmente importam. Com isso reduz-se também os riscos de fraudes.
 

7- É barato

 
É claro que por serem softwares SaaS, essas ferramentas possuem custo variável, de acordo com as necessidades de cada empresa. E não estou dizendo que são ferramentas que custam pouco, afinal isso é muito relativo. Mas mesmo sem saber quanto você gastará com elas ainda afirmo, são soluções baratas, entenda o porquê:

Ao investir em soluções GED sua empresa se protege contra um dos problemas mais graves sofridos por empresas de crédito, a fraude. Com a alta demanda de contratos para aprovação é comum que uma grande parcela desses arquivos acabe “passando batido” pelos analistas e não adianta se enganar, eles dificilmente dão conta de avaliar tudo.

Essa dificuldade na análise abre margem para que clientes usem da má fé para fraudar empréstimos e causar prejuízos bastante significativos que no decorrer de um semestre podem desestabilizar os lucros da empresa.

Agora se uma solução GED é capaz de aumentar a produtividade e ainda reduzir muito as chances de fraude, dificilmente seu custo será alto quando comparado aos benefícios que podem ser obtidos.

Investir em soluções GED fará com que sua empresa de crédito dê um grande passo rumo ao alcance das metas estabelecidas. Estas deixarão de ser números inalcançáveis e se tornarão objetivos batidos de forma recorrente. Basta apenas que sua empresa se disponha a conhecer os benefícios que a tecnologia pode oferecer, os motivos para isso estão todos ali em cima.