30 abr 2015

Como a gestão eletrônica de documentos eficaz pode ajudar nos processos trabalhistas

É comum que o departamento de recursos humanos de pequenas, médias ou grandes empresas lidem, frequentemente, com processos trabalhistas. Embora muitas dessas ações judiciais sejam inevitáveis, há no mercado processos e ferramentas que permite que a empresa faça de forma mais eficaz uma gestão de documentações e prontuários do funcionário, permitindo não deixar margem para dúvidas sobre os processos que foram realizados conforme previstos em lei ou, ainda, facilitando a busca e acesso a informações e documentos chaves para os processos.

Uma das formas de tornar mais fácil a administração desse fluxo de documentos é a contratação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Trata-se de uma ferramenta que fornece maior flexibilidade, segurança e automatização de arquivos do RH em ambiente virtual completamente intuitivo.

Check list eletrônico

A documentação relacionada à admissão ou demissão pode, por exemplo ser submetida ao sistema por meio do upload de arquivos digitalizados, que serão acessados com segurança através de usuário e senha.

Um checklist permitiria, por exemplo, identificar quais são os documentos faltantes para o processo de admissão ou demissão. Este controle agiliza os processos permitindo reduzir o custo e o tempo necessário para se contratar ou demitir pessoas. Isso é especialmente útil em empresas onde a rotatividade ou o quadro de pessoas é muito grande.

Vale ressaltar que, em diversos casos, não é preciso fazer a impressão dos documentos de processos trabalhistas. Isso porque, várias jurisprudências estão atualizadas ao mundo digital e já aceitam documentos em formato eletrônico.

Solução GED no RH: trabalhando de forma intuitiva

Além de auxiliar em uma resposta mais ágil no caso de processos trabalhistas, um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) otimiza todas as etapas de RH com os quais os gestores precisam lidar diariamente.

Com funções como busca inteligente é fácil localizar o documento de qualquer funcionário em tempo hábil, sem recorrer às ultrapassadas páginas em papel. Pastas específicas também podem ser criadas para encontrar dossiês completos em um único clique, permitindo o compartilhamento com outras áreas da empresa.

A implementação de um sistema GED no departamento de RH, não apenas a rotina burocrática é facilitada, mas principalmente, os processos de documentos que resultam em ações judiciais quando existem erros de contratação ou demissão.

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