Close nas mãos de um homem em um escritório e organizando papéis numa pasta

Você já ouviu falar em tecnologia de captura OCR? é uma tecnologia desenvolvida para potencializar a forma como os documentos entram, saem e são armazenados em uma empresa. Por meio dela é possível reduzir custos, tempo e aumentar a produtividade mantendo a mesma estrutura de equipe.

E se estiver integrada a um GED, essa tecnologia pode fazer muito mais pela sua empresa. Ficou curioso para saber mais sobre o assunto? Então continue lendo nosso artigo. Acredito que a captura OCR pode trazer muitos benefícios ao seu negócio, vamos conferir?
 

O que é a tecnologia de captura OCR?

 
A sigla faz referência a Optical Character Recognition (em português, Reconhecimento Óptico de Caracteres). O que ela faz é transformar diversos tipos de documentos com o PDF, JPEG e imagens escaneadas em dados. Com isso é possível extrair informações de documentos automaticamente. Quer um exemplo?

O RH de uma empresa com diversas filiais recebe documentos diariamente. Uma parte desses arquivos é relacionada à contratação e demissão de colaboradores. Com a tecnologia de captura OCR o RH consegue alimentar um banco de dados automaticamente, pois o próprio leitor recebe o documento, identifica os dados necessários e armazena tudo no banco.

Com isso economiza-se tempo e ganha-se mais produtividade. Em uma situação hipotética, ao invés da analista de RH ter que cobrar o envio dos documentos dos funcionários, a própria ferramenta pode enviar um e-mail automatizado para essas pessoas e avisar o RH quando os dados solicitados forem enviados.

Além disso, os colaboradores podem enviar os arquivos à partir de uma foto de celular, por e-mail, usando um link que a ferramenta envia. Tudo acontece sem a necessidade de interferência do RH. Mais agilidade e produtividade!

Por fim, já que a ferramenta trabalha full time. A equipe de analistas necessária para a avaliação de documentos poderia ser menor.

Outro contexto interessante: Uma empresa recebe um contrato com várias páginas, escaneado, mas deseja alterar apenas um trecho do documento. Ao invés de redigir tudo de novo, é possível ler um scanner do documento, e utilizar a tecnologia de captura OCR para editar toda a informação necessária.
 

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Como utilizar a captura OCR na gestão de documentos?

 
A tecnologia de captura OCR pode beneficiar de formas distintas, empresas de diversos segmentos. Uma das principais vantagens é poder editar todo o conteúdo recebido e com as informações coletadas alimentar ERPs, CRMs ou qualquer outro banco de dados de forma automatizada. Além disso também é possível:

  • procurar o conteúdo do texto por palavra-chave;
  • incorporar o conteúdo em documentos, sites e sistemas;
  • salvar tudo em formato de texto para reduzir o espaço de armazenamento;
  • compartilhar tudo com mais agilidade, facilitando tomadas de decisões;
  • extrair informações e alimentar banco de dados de forma automática.

E o melhor de tudo é que a tecnologia OCR geralmente faz parte de um GED (gerenciador eletrônico de documentos) que possui outras funcionalidades muito interessantes também, como o armazenamento em nuvem, controle de acesso, integração com outros softwares, etc.

Empresas que utilizam um GED, com a tecnologia de captura OCR conseguem reduzir o tempo de busca já que tudo fica armazenado na nuvem e pode ser localizado por palavras-chave.

Também podem reduzir a quantidade de analistas necessários para avaliar a veracidade de toda a informação recebida (a maior parte do trabalho é feita pelo GED), basta que se faça apenas um filtro para aqueles dados que a tecnologia de captura OCR não foi capaz de identificar. Com isso eles podem se dedicar a outras atividades.

Por fim, os GEDs que utilizam tecnologia de captura OCR oferecem muito mais segurança ao armazenarem toda a informação em ambiente segura da nuvem, além de permitir o controle de acesso para que somente as pessoas autorizadas possam visualizar ou editar algo.

Atualmente a tecnologia de captura OCR tem sido utilizada por empresas do ramo de crédito e corporações que possuem filiais espalhadas por todo o Brasil, mas é algo que toda empresa com alta demanda de dados entrando e saindo deveria utilizar.
 

Como aproveitar ao máximo a tecnologia de captura OCR?

 

Você já sabe de todos os benefícios da tecnologia de captura OCR e também entendeu como ela é importante para a rotina de empresas que gerenciam alto volume de documentos, certo? Que tal entender agora como aproveitar ao máximo essa tecnologia ao implantá-la em sua empresa? Ela trará diferencia em 4 momentos pontuais, veja:

1- Entrada de dados

Se a sua empresa trabalha com a inserção de dados manual, isso deixará de acontecer. A entrada manual é demorada, tediosa e abre grandes margens para erro em informações extremamente importantes.

Com a tecnologia de captura OCR conectada à impressoras ou scanners, assim que um arquivo for digitalizado (ou enviado por e-mail) os dados poderão ser coletados automaticamente agilizando todo o processo.

2- Análise de documentos estruturados

Se sua empresa recebe documentos estruturados semelhantes há a possibilidade de criar zonas de marcação nos arquivos para que o leitor OCR identifique de forma automática o nome do cliente ou fornecer, a data de vencimento, etc.

Assim os dados coletados são salvos automaticamente e podem ser buscados depois por palavras-chave como nome de fornecedor ou data de envio.

3- Análise de documentos não estruturados

Se sua empresa trabalha com documentos do tipo contratos, cujas informações essenciais não possuem local pré-definido, o leitor OCR pode buscar por grupos de palavras e suas variações, por exemplo fatura/número de fatura e coletar os caracteres que vêm em seguida.

Com isso a indexação acontece com mais agilidade e precisão e os colaboradores podem se dedicar a atividades mais estratégicas para o negócio.

4- Alimentação de banco de dados e planilhas

Boas tecnologias de captura OCR são capazes de enviar em poucos cliques a informação coletada para planilhas e banco de dados, evitando por exemplo que alguém precise preencher manualmente todos os dados.

E caso o OCR esteja integrado a um GED é possível ainda enviar avisos para um responsável sempre que um documento for enviado ou algo estiver pendente. ?Isso garante um maior controle sobre as informações armazenadas.

Se pudesse resumir tudo o que foi dito nesse post em uma frase, diria: Com a tecnologia de captura OCR a gestão de documentos em sua empresa nunca mais será a mesma. Haverá uma redução no tempo, aumento na produtividade e maior qualidade no envio, recebimento e armazenamento de informações. O quão importante esses benefícios são para sua empresa?
 

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