Se sua empresa trabalha com análise de crédito ela provavelmente lida com uma grande demanda diária de arquivos, certo? Por isso, manter a organização de documentos físicos e digitais nesse cenário é quase uma questão de sobrevivência do negócio.

A esteira de análise por exemplo é um dos processos que mais se beneficia com a organização desses documentos. O problema é que com a rotina e a alta demanda de análises fica cada vez mais difícil conseguir (e manter) tal feito.

Se você se identificou com tudo o que eu disse até aqui é bem provável que esse artigo caia como uma luva para a realidade de sua empresa. Nele explicarei como harmonizar a organização dos documentos físicos e digitais para que possam ser acessados com rapidez e armazenados com segurança.

Além disso você vai conhecer alguns benefícios que essa prática pode trazer no aumento do índice de aprovação de crédito. Se deseja alcançar esse tipo de resultado não deixe de prosseguir com a leitura!
 

Tenha sempre um plano B

 
Já dizia o ditado: “o seguro morreu de velho”. E de fato segurança principalmente quando falamos de informação nunca é demais. Por isso é muito importante que se tenha sempre um plano reserva quando o principal falhar. No caso de uma empresa de análise de créditos isso pode ser feito com organização de documentos físicos e digitais. Por exemplo:

Imagine que a empresa aprova o crédito de um cliente que fraudou as documentações e depois de algum tempo fez compras com crédito fornecido mediante essa fraude. Ao ser acionado pelo dep. de cobrança, ele alega que não foi o autor das aquisições e então é preciso buscar e avaliar toda a documentação fornecida para conferir os dados.

Se sua empresa trabalha apenas com armazenamento de documentos impressos será possível ir até o galpão de armazenamento, buscar os papéis (em meio a um montante de outros documentos), enviá-los até o escritório e realizar a análise. Nesse processo perde-se tempo, dinheiro com os custos de logística e ainda há grandes chances de extravio de arquivos. é nessa hora que há a necessidade de um bom plano B.

Se o seu departamento preza pela organização de documentos físicos e digitais é bem provável que tenha um backup virtual de tudo o que foi impresso e armazenado.

Sendo assim as informações podem ser acessadas em poucos cliques e caso realmente seja necessário entrar com processo jurídico aí então é que será necessário a busca da versão impressa de toda a documentação. Graças a essa harmonia entre o impresso e o digital é possível economizar dinheiro, tempo e mão de obra.
 

Crie padrões de procedimento

 
Uma das maiores fontes de gargalo em uma empresa de crédito é a esteira de análise. Conferir documentos manualmente é um processo demorado e dependendo da demanda diária é praticamente impossível analisar toda a demanda de processos.

O que acontece? Muitas aprovações acontecem automaticamente e isso abre margem para problemas que já comentei no tópico anterior, lembra?

Mas, focando nos causadores desse tipo de problema, é muito comum que a falta de padronização e a falta de organização dos documentos envolvidos nos processos seja uma grande responsável pelos atrasos e vou te explicar o porquê:

Quando não há uma harmonia na organização de documentos físicos e digitais o analista perde muito tempo procurando e conferindo documento por documento e mesmo assim alguns erros sempre acontecem. Além disso, cada funcionário acaba dando uma importância diferente durante a avaliação e com isso há grandes chances de o processo virar bagunça.

O primeiro passo então é criar padrões de armazenamento dos documentos físicos que precisem ser acessados com frequência: pastas numeradas, arquivos armazenados na vertical a fim de facilitar a identificação, etc.

É interessante também criar políticas para que somente as pessoas autorizadas possam acessá-los e com isso fica mais fácil manter um registro do histórico de acesso.

No caso dos arquivos digitais é interessante que as pastas possuam a mesma categoria de nomes que os arquivos físicos. Assim quando um analista precisar de documentos em versão física para comparar com o digital, saberá exatamente onde e como encontrar. Com isso ganha-se muito em produtividade.
 

Invista em tecnologia

 
Outro fator que prejudica a harmonia na organização de documentos físicos e digitais em um processo de análise de crédito é o fato de um mesmo conjunto de documentos ter que passar pelas mãos de várias pessoas.

Com isso se um colaborador demora demais em sua atividade pode atrasar todo o fluxo. Prejudicando também a organização, já que muitos documentos podem ficar espalhados pelos departamentos aumentando a desordem e as chances de perda. Mas há uma forma de melhorar isso.

Algumas soluções GED, por exemplo são capazes de reconhecer informações em documentos digitalizados e compará-las com outros arquivos. Além disso toda a informação coletada pode ser armazenada em ferramentas ERP por meio de integração.

Com isso os arquivos físicos podem ficar disponíveis apenas para consultas imprescindíveis e todo o restante do processo pode ser feito com a documentação em formato digital.

Sempre que o objetivo for otimizar a organização de documentos físicos e digitais considere a opção de utilizar versões digitais para consultas constantes (economia de tempo) e o arquivamento de documentos físicos em arquivos com padrão de nomenclatura idêntico ao utilizado nas pastas digitais. Desta forma os dois tipos podem ser acessados com praticidade e rapidez.