mulher olhando para o computador satisfeita no escritório

Em algumas empresas a boa gestão de documentos vale ouro. São diversos contratos e notas fiscais entrando e saindo diariamente, movimentando uma alta quantia de dinheiro e envolvendo tomadas de decisões quase que a todo instante. Em cenários como esse o retrabalho na gestão de documentos significa prejuízo e é algo que precisa ser combatido.

Se esse é o caso da sua empresa você chegou ao lugar certo. Nesse artigo você descobrirá não apenas como diminuir o retrabalho na gestão de documentos, mas o que pode ser feito eliminá-lo de uma vez por todas.

Essas dicas servem tanto para as grandes redes que enviam e recebem documentos para filiais, quanto para empresas como as de crédito que lidam diariamente com aprovação, etc.

Sei que sua rotina é muito corrida, mas peço-lhe apenas 5 min. Pegue um café, puxe a cadeira e chegue mais perto, vamos entender como resolver o seu problema, ok?
 

Pare de trabalhar

 
Como é a rotina em sua empresa? Diversas pessoas realizando muitas atividades manuais? Falta organização? Os processos não são padronizados? Diversos documentos espalhados em pastas e que geralmente tomam um bom tempo de procura?

Não se sinta mal, infelizmente os problemas citados fazem parte (não necessariamente todos) da rotina de empresas que não utilizam soluções tecnológicas para diminuir a quantidade de processos manuais.

Quanto mais tarefas manuais, maiores são as chances de erros, retrabalho na gestão de documentos e prejuízo tanto de tempo quanto de dinheiro.

Isso contribui por exemplo para que as metas sejam alcançadas mais rapidamente, a equipe possa focar mais em processos estratégicos e haja um aumento na produção.

Sem contar que a padronização de processos auxilia também na identificação de gargalos e permite que novos colaboradores sejam integrados com maior agilidade, mantendo sempre o mesmo padrão de qualidade.
 

Saiba mais: 5 problemas causados por uma gestão de documentos ineficiente

 

Não haja como o Rambo

 
Quem não lembra da clássica cena em que o Rambo enfurecido amarra a bandana na cabeça, pega sua metralhadora e aniquila todo mundo que entra em seu caminho?

Ele não utiliza nenhum plano de ação, apenas sai atirando pra todo lado e resolve tudo na base da raiva. Porém nós, meros mortais, não podemos nos dar ao luxo de entrar em um “combate” sem ter uma estratégia bem elaborada.

Principalmente quando lidamos com a gestão de documentos, é fundamental ter um planejamento de ações. Empreendedores que planejam, diminuem consideravelmente o tempo de execução, pois o sucesso vem de um caminho já traçado e não por meio de acertos e erros.

E você sabia? A falta de planejamento das ações é uma das maiores responsáveis pela lentidão e retrabalho na gestão de documentos?

Durante a execução de um processo é fundamental que haja comunicação entre todos os envolvidos, cada passo deve ser premeditado e comunicado assim que for concluído. A integração entre as ações garante que nenhum tempo será perdido. Além disso o planejamento permite que falhas sejam descobertas antes mesmo de acontecerem.
 

Tenha uma carta na manga

 
Empresas que evitam o retrabalho na gestão de documentos possuem uma coisa em comum, contam com uma ferramenta que auxilie nessa gestão. Com um bom software GED, por exemplo, você consegue localizar qualquer informação em poucos segundos.

Isso acontece porque mesmo que seja preciso armazenar os papéis, há sempre uma cópia digitalizada e armazenada de forma estratégica. Com isso é possível controlar acessos, enviar informações com agilidade e administrar com exatidão tudo que circula na empresa. Os principais benefícios que essas soluções oferecem são:

  • facilitação na localização de documentos;
  • preza pela confidencialidade das informações;
  • backup de toda a informação digitalizada;
  • redução de gastos com impressão e armazenamentos físicos;
  • agiliza a tomada de decisões.

Ao investir em uma ferramenta dessas sua empresa garantirá a segurança de dados dos clientes, terá um atendimento mais ágil e com certeza poupará muito do tempo desperdiçado nas buscas por documentos impressos.

Com essa economia os recursos podem ser investidos em outras áreas, os colaboradores poderão dedicar mais tempo ao que realmente importa e é claro, as metas poderão ser atingidas com muito mais agilidade e eficiência.

Além disso os gestores passam a ter mais controle sobre toda a documentação que circula e principalmente, quem deve ou não ter acesso às informações de clientes.

E vale lembrar que quanto mais documentos digitalizados, menor é o espaço ocupado pela papelada e também o extravio de documentos importantes. Tudo poderá ser compartilhado entre setores sem que se haja o medo de extravio.

Eliminar o retrabalho na gestão de documentos é um dos principais objetivos de empresas como a sua, que desejam otimizar o tempo e reduzir custos seja com mão de obra ou com prejuízos causados por atrasos ou coisas do tipo. Agora você já sabe por onde começar, mãos à obra!
 

Saiba mais: Como criar harmonia na organização de documentos físicos e digitais