07 maio 2015

Como encontrar os prontuários dos funcionários de forma rápida e fácil?

O prontuário de um funcionário é registro da vida desse colaborador na empresa.Trata-se de documentos da vida profissional do colaborador, tais como currículos, contratos, histórico trabalhista, fichas de salário, declarações, atestados médicos, dentre outros detalhes.

Normalmente, essa quantidade de papéis fica armazenada em pastas ou envelopes no arquivo do Departamento Pessoal ou Recursos Humanos e demandam tempo no momento de localização. Nos casos de aposentadoria o processo pode ser ainda mais demorado, exigindo do gestor a localização de documentos produzidos em datas distintas.

Para facilitar essa tarefa que pode, às vezes, custar mais tempo do que o necessário, os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos emergiram para o universo de RH. E é neles que a área encontra a solução pontual para localizar arquivos em tempo ágil, incluindo os prontuários de qualquer integrante da empresa.

Pesquisa

Com uma solução GED, a documentação do funcionário deixa de estar, exclusivamente, em arquivos de papéis para fazer parte de páginas virtuais que ficam organizadas em pastas inteligentes no sistema. Após o cadastramento e classificação do documento por meio de critéiros especiais como data, nome do funcionário ou número do documento, qualquer usuário com acesso a ferramenta poderá gerenciar toda essa documentação sem grandes dificuldades em uma interface intuitiva.

Com todos os prontuários digitalizados e cadastrados, a busca pode ser feita rapidamente. Dessa forma, mesmo que se tenha esquecido o critério com o qual o documento foi cadastrado, é possível localizar o arquivo rapidamente por meio do seu conteúdo.

Algumas ferramentas disponíveis no mercado, possuem sistemas de buscas semelhantes ao buscador Google. Assim, as pesquisas são realizadas de forma prática e precisa, sem exigências por códigos de cadastro ou palavras-chave. Com isso, até quem não possui prática com o gerenciamento eletrônico de documentos, conseguem trabalhar com os prontuários sem dificuldades.

Compartilhando prontuários

Não é somente a pesquisa por prontuários que é realizada em poucos segundos. Também é possível compartilhar os documentos com membros de outros departamentos da empresa.

O compartilhamento é feito via correio eletrônico, diretamente integrado ao sistema, permitindo que diversos usuários do sistema visualizem, simultaneamente, o mesmo arquivo.

Com essas possibilidades de busca e compartilhamento do prontuário, o setor de RH usufrui da melhora na produtividade da equipe e ainda facilita os processos burocráticos que estão relacionados a vida do funcionário.

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