Escolher um software de armazenamento de documentos não é um bicho de sete cabeças, mas é preciso conhecer as principais características que uma ferramenta desse tipo oferece e avaliar quais delas são essenciais para sua rotina.

Uma boa escolha pode facilitar e muito as rotinas de aprovação de crédito por exemplo, mas uma má escolha significa perda de tempo e dinheiro, então atente-se. Leia o artigo de hoje para saber exatamente o que avaliar durante a escolha do software e quebre todos os paradigmas que envolvem a escolha de uma ferramenta desse porte. Boa leitura!
 

Avalie o processo de captura

 
Se o objetivo é o armazenamento de documentos em grande volume como é o caso das empresas de análise de crédito, você certamente precisará de um software de armazenamento de documentos capaz de realizar uma captura eficiente. A ferramenta deve ser capaz de ler em OCR e analisar diversos pontos de captura.

Alguns sistemas inteligentes são capazes de reconhecer as categorias dos documentos de forma totalmente automática. Isso evita por exemplo que seja preciso analisar cliente por cliente de forma manual para garantir que todos enviaram as documentações solicitadas.
 

Atente-se ao workflow

 
Quando uma análise de crédito se inicia é natural que surja um workflow de processos. Diversos profissionais são envolvidos para que a análise seja o mais eficiente possível. O problema é que quando esse fluxo acontece de forma manual há uma grande perda na produtividade.

Um bom software de armazenamento de documentos permitem que esse problema seja resolvido ao automatizar os processos. Assim que uma análise se inicia o documento é enviado aos responsáveis automaticamente e eles também recebem lembretes sobre as tarefas que precisam ser realizadas.

Além disso, o gestor pode gerenciar todo o processo, já que essas ferramentas disponibilizam o workflow em um dashboard que permite o acompanhamento em tempo real.
 

Verifique se é possível inserir assinaturas digitais

 
Assinaturas digitais são autenticações criptografadas realizadas em documentos virtuais. Elas são extremamente seguras e possuem validade jurídica assim como as rubricas em papéis impressos.

Ao oferecer essa funcionalidade o software de armazenamento de documentos proporciona uma boa economia tanto nos gastos com logística (envio de documento por malote) quanto em tempo já que em poucos cliques é possível obter a assinatura de alguém independente de onde essa pessoa esteja.

O melhor de tudo é que só quem envia os documentos precisa ter algum vínculo com a ferramenta. Para os assinantes, basta abrir o arquivo no próprio e-mail e realizar procedimentos simples.
 

Considere os níveis de segurança

Lembre-se de que o software de armazenamento de documentos ficará responsável por documentos importantes relacionados aos clientes como os dados cadastrais, além de arquivos sigilosos da própria empresa.

Por isso é extremamente importante que haja políticas de privacidade que limitem o acesso de pessoas não autorizadas. Além disso a ferramenta precisa proteger os dados contra ameaças externas. O mais interessante é que haja permissões hierárquicas de visualização, edição, download, etc.

Assim você poderá configurar quais pessoas poderão apenas visualizar, editar, entre outras possibilidades.
 

SaaS ou SaaP saiba como escolher

 
Atualmente existem no mercado dois tipos de softwares, os SaaS (sigla em inglês para software como serviço) e SaaP (sigla em inglês para software como produto). Ambas modalidades possuem ponto positivo e negativo, cabe a você identificar qual modelo é o mais vantajoso para sua empresa. Entenda sobre eles:

O formato SaaS abrange os softwares em que o acesso é concedido mediante pagamento de mensalidades. A ferramenta é online, ou seja, não há a necessidade de instalar nada, tudo o que você precisa para o acesso é login e senha. A vantagem desse formato é que o acesso pode ser feito remotamente e a ferramenta é constantemente atualizada.

Um software de armazenamento de documentos SaaS armazena todos os documentos em nuvem, dessa forma o compartilhamento de informações acontece com muito mais facilidade. A “desvantagem” é que você não o compra, mas paga um aluguel, porém sempre terá um serviço atualizado.

Já o formato SaaP engloba aquelas ferramentas cujo acesso é concedido por meio de licença, em outras palavras você paga um único valor e tem o acesso ilimitado pois o software fica instalado em seu computador. As desvantagens dessa modalidade são:

• necessidade de computadores potentes para a instalação do produto;
• produto só pode ser acessado do computador em que foi instalado;
• algumas atualizações só são disponibilizadas mediante nova licença;
• não é possível realizar acessos remotos.

No caso dos softwares de armazenamento de documentos, se o objetivo é facilitar o trânsito e compartilhamento de arquivos, trabalhar em nuvem pode ser mais vantajoso. Porém se o seu objetivo é pagar pela ferramenta uma única vez, considere softwares no formato SaaP.
 

Opte por ferramentas com integração (API ou REST)

 
Na rotina das empresas de crédito é muito comum que uma alta demanda de documentos circulem todo dia. Documentos, contratos, boletos, imagine poder integrar os dados de todos esses arquivos em uma plataforma ERP por exemplo?

Em pouco tempo a empresa poderia contar com um vasto banco de dados e o processo de comparação de dados se daria inclusive de forma automatizada, não é mesmo?

Um bom software de armazenamento de documentos deve permitir esse tipo de funcionalidade. Ela é conhecida como integração por APIs ou REST que são padrões e princípios utilizados para facilitar a comunicação entre softwares. Isso significa que por meio de uma API duas soluções podem conversar entre si, mesmo que uma não tenha sido construída com base na outra.

É como se um Brasileiro e um Japonês pudessem se comunicar, mesmo que ambos não conheçam o idioma um do outro. O contato se dá porque ambos falam e entendem o inglês. Se deseja utilizar softwares de armazenamento de documentos integrados a outras ferramentas, priorize aqueles que podem ser integrados com facilidade (seja por APIs ou REST).

Agora que você já sabe o que precisa ser levado em conta ao escolher um software de armazenamento de documentos, tenho certeza que conseguirá fazer uma boa escolha com base nas necessidades de sua empresa. Ao escolher uma boa solução, você poderá agilizar aprovações de crédito, simplificar processos de formalização e evitar retrabalho com contratos que voltaram.