30 mar 2015

Como garantir a segurança no processo de gestão eletrônica de documentos

Em poucas palavras, uma das maiores questões que permeia os arquivos em papel de uma empresa, é que os gestores sabem onde eles estão e quem terá acesso a eles. Essa, no entanto, não é uma verdade absoluta.  Afinal, os documentos impressos estão sempre sujeitos à depreciação, perdas e até mesmo quebra de sigilo das informações.

E para garantir a segurança, as soluções Gestão Eletrônica de Documentos (GED) dispõem de uma série de funcionalidades que visa, primeiramente, a privacidade de todas as informações empresariais disponibilizadas e mantidas em ambiente virtual.

Trata-se de uma solução, que visa a automatização de processos burocráticos, gera economia de tempo e aumento significativo na produtividade de colaboradores e, ainda, permite a aprovação de processos através de uma fila de trabalho. Com a implementação de um sistema de GED a empresa pode fazer a gestão de todos os documentos da empresa, mantendo a confiabilidade dos dados.

Controle de acesso e back-ups

As soluções de GED tendem a se adequar à demanda, objetivos e necessidades da empresa. O que implica um aproveitamento maior do quanto essa tecnologia pode oferecer à rotina corporativa.

E tudo isso com plena segurança. Em primeiro lugar, porque é possível personalizar as configurações do sistema para que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos. Isso gera uma hierarquia de valores, dentro do sistema, que elimina o vazamento de informações − temor comum em ambientes com documentos digitais integrados.

Além disso, os backups diários evitam que o pânico se alastre quando um documento – ou pasta com um conjunto de arquivos fundamentais – se perde no servidor ou quando há uma súbita falta de energia. A empresa se mantêm amparada o tempo inteiro por uma tecnologia de ponta e em constante evolução para tornar o ambiente de trabalho o mais seguro possível.

Segurança no acesso remoto

um bom software de GED conta com vários  níveis de segurança, para manter as suas informações privadas e privilegiadas somente a quem interessa. Desta forma quem pertence ao departamento de Recursos Humanos não tem acesso aos documentos do Contábil e vice-versa. Exceto no caso dos membros da alta gerência que em muitos casos não possui restrições com relação aos documentos da empresa.

As soluções de GED somam barreiras de segurança que permitem o sigilo dos dados esteja o gestor onde estiver, e de onde estiver acessando, tanto no trabalho, no computador, quanto em trânsito, no notebook, ou na palma da sua mão. Assim, o acesso seguro pode ocorrer independente da localização geográfica, bastando apenas que o usuário tenha consigo um dispositivo com conexão à internet.


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