10 abr 2015

Como melhorar a gestão de documentos de funcionários com uma solução GED?

A chegada e saída de funcionários é comum em qualquer que seja a empresa.  Isso faz com que o departamento de RH tenha que armazenar, consultar e filtrar documentos e currículos a todo momento.

No entanto, com uma solução de gestão eletrônica de documentos (GED) todo esse gerenciamento de arquivos e papéis poderia ser facilitado com o envio via email ou digitalização e armazenamento direto na ferramenta, permintido que as atividades de recrutamento e seleção do departamento pessoal se tornem mais rápidas e ágeis.

Envio direto para correio eletrônico

O primeiro passo para facilitar a gestão dos documentos dos funcionários é solicitar o envio de arquivos originalmente eletrônicos, em extensões como .doc ou PDF. Esses documentos podem ser digitalizados e armazenados diretamente na ferramenta ou, ainda, podem ser enviados para o e-mail do RH, que pode migrá-los para o sistema,  facilitando a visualização de todas as informações do candidato no próprio ambiente digital, sem a necessidade de fazer impressões em papel.

Classificação em pastas

Com todos os documentos reunidos no ambiente digital é fundamental classificá-los em pastas inteligentes para deixar a gestão ainda mais prática. Tais pastas são mais eficientes que as tradicionais, já que o documento vai automaticamente para o local correto.

Durante a busca de uma informação específica, não é necessário saber com exatidão os dados de cadastros nem palavras-chaves. É possível localizar o arquivo digitando qualquer palavra que está no seu conteúdo ou, ainda, pode-se criar um workflows para envio dos documentos do funcionário em diferentes etapas do RH.

Compartilhando com a matriz

É muito comum, em empresas com diversas filiais, que toda a gestão de documentos dos funcionários precise passar pelo RH da matriz.  Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos permite que esse compartilhamento ocorra em poucos segundos, tanto com usuários externos quanto com os que possuem acesso direto ao ambiente digital de arquivos.

Com um sistema GED o departamento de Recursos Humanos consegue facilitar a rotina de documentos dos funcionários, otimizando as atividades do dia a dia e ganhando mais produtividade.

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