08 out 2015

Desafio: usar GED para reduzir papel sem perder documento

O volume de papel utilizado ao longo dos processos em empresas e organizações assume proporções maiores ano após ano. Impressões e cópias de documentos se multiplicam ao longo das rotinas no dia-a-dia corporativo. E, além dos gastos provenientes da utilização e do manuseio dessa papelada, existem duas questões primordiais: onde armazenar esses arquivos e como mantê-los a salvo de intempéries ou de situações como incêndios ou enchentes? Mais: como localizar rapidamente esses documentos quando necessário?

Tais desafios sempre estiveram presentes em empresas de maior ou menor porte – e invariavelmente representam um significativo dispêndio de dinheiro e de tempo. Além da necessidade de manter documentos em papel, há, também, a questão do desperdício – sem falar no valioso tempo utilizado para encontrar este ou aquele arquivo (que, muitas vezes, pode ter sido guardado em algum lugar longe do local de trabalho, como um depósito dedicado apenas a esse fim).

Mas a necessidade de infinitas cópias e impressões já não é uma circunstância onipresente na maioria das corporações, graças às possibilidades oferecidas pelas plataformas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Por exemplo: se há algum tempo o dossiê de um funcionário recém-admitido demorava até um dia para chegar, por malote, ao setor de Recursos Humanos de uma empresa, hoje as cópias digitais são disponibilizadas quase instantaneamente pelo sistema de gestão de documentos.

Atualmente, portanto, os processos podem ser conduzidos de uma forma assertiva, confiável e sustentável. A otimização do tempo e a redução de custos são vantagens quase imediatas nesse caso, e os processos em departamentos como o de Recursos Humanos se tornam mais rápidos e seguros. E não para por aí: tais sistemas permitem que a localização de documentos digitalizados nas pastas eletrônicas possa ser feita apenas por meio de uma única expressão que esteja no conteúdo do arquivo!

E já é possível até mesmo descartar documentos após sua digitalização. Tal prática, que começa a ser aceita por conta de certificações eletrônicas específicas, significa reduzir o espaço dedicado aos arquivos físicos. Os recursos proporcionados por um sistema de GED, portanto, fazem com que empresas voltadas para as vantagens oferecidas pela tecnologia encontrem ainda mais tempo para que se dediquem a seus objetivos estratégicos e de crescimento.


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