02 abr 2015

GED: benefícios do envio de documentos entre o RH da matriz e filiais

É comum, principalmente em empresas de grande porte, um departamento de Recursos Humanos centralizado na matriz. Neste caso, é importante que tanto a parte operacional, quanto a burocrática mantenham-se em constante “sinergia”, não é?

O envio de documentos por malote do funcionário – seja de contratação, inclusão no plano de saúde ou desligamento – é usual entre a central de RH e as filiais da empresa. Se a localização, entre esses dois escritórios não for favorável, o processo de envio e retorno da documentação pode durar dias, elevando o custo final, aumentando as chances de extravios e tornando burocrática essa atividade. Em situações de contratação, essa demora pode levar o candidato à desistência e, em consequência, a sua migração para outra empresa.

Mas, e se isso tudo pudesse ser feito em menos de 2 minutos? Sem dúvida, a equipe de RH e de outros setores da empresa se beneficiaria com a melhora na produtividade e agilidade nas tomadas de decisões, não é?

Enviando a documentação para a matriz em alguns segundos

É necessário apenas um software de gestão de documentos para transformar dias em segundos. O Holmes Doc, por exemplo é um sistema de gestão de documentos projetado para suprir todas as demandas de arquivos de um RH centralizado e possibilita digitalizar e enviar documentações de forma bem mais rápida e ágil.

Toda a configuração é feita conforme os critérios da empresa, que poderá trabalhar não somente com documentos dos processos de contratação, mas também com documentos de outros processos, como Currículos, Notas Fiscais, Contratos etc.

Com a busca inteligente, o funcionário do RH consegue localizar qualquer documento com informações pré-definidas – ou ainda, por um termo presente no conteúdo o qual se está buscando –, facilitando todos os processos trabalhistas envolvidos na contratação de qualquer filial, independente da sua localização.

Uma série de configurações personalizadas  podem ser parametrizadas  no software, de modo a suprir eventuais necessidades de digitalização, classificação, localização e compartilhamento interno de documentos, conforme as necessidades da corporação.

Aumento da produtividade, redução de custos e retenção dos melhores candidatos

Com um ambiente organizado virtualmente, em um curto prazo de tempo, a empresa pode conseguir um aumento da produtividade na equipe que coordena a matriz, e nas equipes operacionais das filiais.

Isso porque, ao invés de separar páginas e mais páginas de papel e prepará-las em envelopes para envio, os gestores precisarão lidar com arquivos digitais, fornecendo todas as informações para as filiais com poucos cliques no mouse.

Ao adotar uma ferrramenta de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), a empresa pode armazenar somente aqueles documentos que realmente forem necessários e  reduzir custos com a diminuição dos valores gastos com malotes e impressão de documentos. Além, de poder ter todo o processo de envio e recebimento de arquivos de forma online e segura.

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