02 jun 2015

Holmes dá um importante passo como ferramenta de melhoria de processos

O Holmes que você conhece permite pesquisas incríveis. Nenhum outro GED do mercado oferece uma maneira tão fácil de encontrar documentos numa base com milhares. Afinal de contas ninguém tem a Trackbar: a barra de pesquisas inteligente do Holmes.

Entendendo buscas 1

Agora, além de ser imbatível nas pesquisas, o Holmes busca ser imbatível também na maneira como ele lida com os processos. Quando decidimos melhorar a funcionalidade de Workflow do Holmes levantamos a seguinte informação: o que faz ferramentas de Workflow falharem nas empresas é que nada é mais sensível do que mudar os processos. As pessoas, acostumadas a trabalhar de certa forma, são bastante resistentes a adoção de uma ferramenta que pode impactar no seu dia-a-dia. Por isso, o Workflow do Holmes tem uma proposta clara: a transparência! As pessoas não têm que pensar que estão usando uma ferramenta. Elas simplesmente têm que executar as tarefas. Ou como eu gosto de falar: o usuário precisa apenas saber onde clica!

O Workflow do Holmes é composto por quatro elementos: O email, a pasta Inteligente, a ação e o Histórico. Para exemplificar, vamos imaginar um simples Workflow de aprovação de Reembolso. O funcionário adiciona um documento de solicitação de reembolso no Holmes e este documento deve ser aprovado pelo responsável.

1. O email
Na configuração do Holmes podemos Personalizar o email instruindo o usuário que deve tomar a ação. No caso da aprovação do reembolso o email poderia ser algo assim:

Ferramenta melhoria processos

2. Pasta inteligente
Se a aprovação for algo corriqueiro, talvez o email seja desnecessário, por isso, ao entrar no Holmes, os usuários sabem quais documentos aguardam sua aprovação através das pastas Inteligentes.

Ferramenta melhoria processos

3. A ação
Ao visualizar um documento no Holmes a ação a ser tomada tem bastante destaque na tela. Imagine o caso do email, onde o usuário recebe as instruções com um link para o documento que, ao ser acessado, já aparece como na imagem abaixo. Tem como o usuário não saber onde deve clicar?

Ferramenta melhoria processos

4. Histórico
O histórico do documento é o “resumo da ópera”. Aqui podemos ver facilmente o que aconteceu ao longo do processo. Simples. Claro. Transparente.

Ferramenta melhoria processos

O novo Workflow do Holmes também é muito flexível. É possível definir fluxos onde uma ou mais pessoas de um grupo devem aprovar, solicitar ao usuário que aprova que algumas informações sejam fornecidas, encaminhar o documento para diferentes pessoas ou áreas dependendo de algumas regras pré-definidas, etc.

Mas não é só isso! Além do Workflow adicionamos no Holmes uma maneira de fazer comentários nos documentos. Uma grande vantagem dos comentários do Holmes é que é possível mencionar uma pessoa ou perfil (departamento, função, grupo) que receberá por email o texto do comentário com um link para ver o documento. Como você já faz no Twitter ou Facebook, entende? O comentário é uma excelente maneira de pedir um parecer num documento pois o documento esta centralizado no repositório e tudo que é comentado fica registrado no histórico.

Ferramenta melhoria processos


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