17 maio 2015

GED como ferramenta estratégica para seus negócios

Em um mercado que está sempre sofrendo mudanças, a sobrevivência das empresas depende não apenas da eficiência produtiva, mas também da aplicação de tecnologia em prol de suas estratégias de diferenciação. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, por exemplo, intensificam a utilização da informação em tomadas de decisões e fortalecem os arranjos cooperativos entre os setores internos de uma corporação. Partindo disso, o modelo digital de gestão acaba se transformando em uma ferramenta imprescindível no dia a dia das corporações.

Empresas do setor jurídico

Escritórios de advocacia e grandes empresas que lidam com processos jurídicos encontram nos sistemas GED a solução efetiva para trabalhar com contratos, distratos e demais documentos administrativos, de forma segura e rápida.

Os melhores sistemas GED do mercado permitem a geração de arquivos diretamente em ambiente digital, eliminando o acúmulo de páginas em papel.  Facilidades como criação de workflows, busca rápida e armazenamento de documentos em pastas inteligentes são alguns dos diferenciais significativos para ambientes jurídicos com grande volume de informações.

Todos os processos poderão ser organizados e consultados em tempo real, sem a necessidade de imprimir fotocópias para os advogados que estejam acompanhando. Com apenas alguns cliques, e em qualquer dispositivo com conexão à internet, o controle jurídico será efetuado em prazo hábil.

Departamento financeiro

Já o setor financeiro poderá gerir planilhas, contas, notas fiscais de fornecedores e outros documentos relacionados às entradas e saídas de valores.

O envio de notificações e guias de pagamento para clientes é efetuado diretamente no sistema, com integração ao correio eletrônico. Enfim, toda a rotina se torna simplificada, aumentando a produtividade dos funcionários e diminuindo a burocracia causada pela “retrógrada” gestão em páginas de papel.

Redes corporativas

Quando uma grande empresa coordena suas filiais a partir de uma única matriz, a gestão do imenso volume de documentos acaba se tornando insustentável em arquivos convencionais de papel.  Sem falar dos altos custos ou no tempo para envio de malote e na falta de controle de para gerenciar todos os documentos recebidos.

Nesses casos, a saída é a implementação de um sistema GED. Sua aplicação se estende desde o RH até a contabilidade, com usuários autorizados por meio de login e senha, de acordo com sua função de gestão.

Com a digitalização de documentos pessoais, atestados médicos, currículos, prontuários e outros tipos de documentos a matriz ganhará agilidade nos processos de contratação e gestaõ de controle existentes, além de usufruir de economia e liberação de espaço físico − já que haverá a redução de gastos com papel, impressão e gabinetes de aço. Outra vantagem é a busca veloz dos arquivos, diminuindo o tempo de resposta aos outros departamentos.


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