sala de arquivos de um hospital

Apesar da gestão de documentos hospitalares ser uma questão antiga na administração de hospitais e clínicas médicas nunca se falou tanto neste assunto quanto agora. Isso porque no ano passado foi aprovada a lei 13.787/18, que regulamenta a digitalização dos prontuários médicos.

A expectativa com essa lei é assegurar a integridade, autenticidade e confidencialidade do arquivo digital com o objetivo de finalmente poder eliminar o papel. Pena que ainda estamos longe dessa realidade!

O volume de documentos nos hospitais sempre foi muito grande e alguns deles, como prontuários e documentos trabalhistas, precisam ficar armazenados por um período mínimo de 20 anos.

Você melhor do que ninguém deve saber o quanto é difícil manter a integridade de documentos através do processo convencional, por mais organizado que seja diversas situações podem acontecer.

Mesmo os arquivos mais seguros estão sujeitos aos efeitos do tempo, sabemos que alguns tipos de documentos vão se apagando com o passar dos anos comprometendo o seu conteúdo original, no entanto a principal queixa de quem trabalha com a guarda de documentos é em relação ao tempo presente, em especial aquele que se gasta procurando informações.

Sobre os prontuários uma grande preocupação é em relação ao espaço dos hospitais que é destinado à guarda dos arquivos físicos, espaços que são muito caros e que poderiam ser melhor aproveitados na criação de novas alas. Então, como podemos evitar situações como essas?

Para suprir a necessidade de algo mais efetivo nesse sentido muitas instituições estão investindo em tecnologia para agilizar seus processos e proporcionar maior segurança na guarda das informações.

Nas próximas linhas eu vou te ajudar a entender como a tecnologia pode ajudar a otimizar os processos de gestão de documentos hospitalares minimizando riscos e poupando investimentos com segurança.

Você já observou como as pessoas estão diferentes?

A tecnologia está mudando completamente a forma como vivemos, não há nenhuma margem para discordância a respeito disso. Para as empresas de todos os ramos de atividade a busca por inovação e modernização de processos antigos é um caminho inevitável.

Com a gestão de documentos hospitalares não seria diferente, a revolução digital nesta área tem acontecido gradativamente, algumas instituições já modernizaram seus processos, outras estão começando agora e outras ainda nem cogitaram a possibilidade, mas a tendência é que com o tempo todos os hospitais façam parte deste movimento.

Fazer a gestão de prontuário hospitalares manualmente, ou sem o apoio de um bom sistema de gestão, deu certo durante muito tempo graças às boas práticas determinadas por organismos como o S.A.M.E – Serviço de arquivamento médico e estatístico.

No entanto, mesmo com todo o cuidado, é mais comum do que se imagina acontecerem falhas humanas em que os arquivos se perdem, o problema é que perder prontuários ou documentos trabalhistas pode acarretar em uma série de gargalos nos processos e até consequências jurídicas.

Um exemplo disso foi o que aconteceu em 2014 no C.E.M.E– Centro Municipal de Especialidades Médicas- de São Carlos, a administração da unidade confirmou que parte dos prontuários simplesmente sumiu, comprometendo diversos atendimentos.

Na época a instituição se comprometeu em fazer a digitalização dos documentos para garantir a segurança das informações e evitar futuras perdas. Essa é só uma das possibilidades que apontam a necessidade da informatização nos centros médicos.

Podemos citar também a dificuldade em acessar esses arquivos para prosseguir com o atendimento ao paciente com mais agilidade e ainda a necessidade de ocupação de pavilhões inteiros do estabelecimento para a guarda dos prontuários físicos. Mas um hospital só tem esse tipo de documento?

Que o papel caia por terra!

Apesar de sua grande importância nem só de prontuário vive um hospital. As instituições também precisam de um controle rígido dos arquivos trabalhistas, financeiros e fiscais. Uma gestão de documentos hospitalares que atenda com excelência todos esses campos é importante para que não aconteça:

  • Demora nos processos de contratação de funcionários ou serviços terceirizados;
  • Atraso no faturamento de procedimentos realizados para planos de saúde;
  • Dificuldades na Guarda de documentos hospitalares diversos;
  • Atrasos no compartilhamento de informações entre diversas unidades.

A administração de documentos hospitalares é uma parte da gestão hospitalar que permite um controle mais eficaz de informações e mais agilidade em processos que demandam aprovação de diversos departamentos.

Arquivos trabalhistas, assim como os prontuários, precisam ficar armazenados por muito tempo e sua integridade deve ser preservada. Documentos financeiros muitas vezes precisam ser verificados diversas vezes para evitar duplicidade de pagamento e criar uma política de custos mais efetiva.

Se você chegou até aqui com certeza está interessado em solucionar definitivamente situações como essas, continue a leitura que eu vou te mostrar como hospitais estão implementando a tecnologia para acabar com esses problemas.

Como nos Centros médicos o volume de arquivos é muito alto sua simples digitalização e armazenamento em HD também pode ser arriscada ou de difícil manuseio, em caso de equipamentos danificados o documento pode até ser perdido. Para uma solução mais efetiva a escolha de tecnologias mais completas deve ser estudada.

Na tentativa de assegurar a originalidade do arquivo e atender todas as carências na gestão de documentos hospitalares muitas empresas têm investido em sistemas GED- Gestor eletrônico de documentos.

Mas como essa tecnologia funciona, de fato, no dia-a-dia de um hospital?

A tecnologia que está conquistando o coração dos hospitais!

A solução GED para hospitais é uma opção que atende todas as necessidades das instituições em relação à guarda dos documentos eletrônicos.

Prontuários armazenados no S.A.M.E podem ser digitalizados e guardados permanentemente com toda a segurança. Da mesma forma documentos trabalhistas, fiscais e financeiros.

O GED possibilita a criação de fluxos de aprovação, e todas as atualizações dos arquivos ficam registrados em auditoria. Além disso, pode ser integrado com outros sistemas possibilitando oferecer soluções mais completas para cada instituição.

Veja alguns benefícios da implementação do GED:

  • Armazenamento dos arquivos em Nuvem, o que possibilita redução de espaço físico e em HD e permite o seu acesso de qualquer lugar;
  • Consulta on-line com segurança, agilidade e facilidade;
  • Segurança nas informações, com auditoria de todas as ações de cada usuário;
  • Redução do uso de papel;
  • Redução de custos, em alguns casos;
  • Agilização de processos com a criação de fluxos inteligente de aprovação entre departamentos;

Com o sistema GED ideal você pode colocar um documento em uma fila para ser conferido por outra pessoa ou departamento, com esta funcionalidade muitas empresas estão evitando falhas humanas e duplicidade de pagamentos, além de agilizar processos que antes eram demorados.

Os documentos são armazenados em Nuvem e são feitos backups periódicos para garantir a segurança das informações, além disso existe um controle rigoroso de usuários e suas atribuições são reguladas de acordo com as necessidades.

Para que tudo isso seja possível é importante avaliar se o sistema escolhido atende à todas essas  funcionalidades, e é imprescindível que seja desenvolvido para integrar com o P.E.P -Prontuário Eletrônico do Paciente – assim é possível ter uma solução mais completa.

Essa tecnologia é usada por diversos tipos de empresas, e o mais interessante é que pode ser personalizada para atender cada necessidade especificamente.

Mas claro que nos hospitais existe um longo caminho pela frente, ainda existe certa resistência por parte dos centros de saúde em relação ao descarte dos prontuários após digitalização, a lei aprovada em 27/12/2019 ainda é muito recente e muitas dúvidas existem a respeito deste tema.

A meta é chegarmos ao hospital sem papel, mas esta é uma realidade que ainda está distante até mesmo em nações como os Estados Unidos.

Para que isso realmente seja possível primeiro precisamos que haja uma mudança de mentalidade dos profissionais de saúde, que na maioria das vezes ainda preferem o papel, por incrível que pareça.




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