04 fev 2016

GESTÃO DE DOCUMENTOS: TENDÊNCIAS PARA OS PRÓXIMOS ANOS

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As vantagens oferecidas por plataformas de gestão de documentos vão além da praticidade nas rotinas do dia-a-dia como a simplificação dos fluxos de trabalho e a redução de custos. Há, ainda, benefícios como a preservação de recursos naturais e a perspectiva de um futuro paperless. No entanto, vale ressaltar que, de acordo com o Gartner, a quantidade de informações armazenada em empresas e organizações aumentará cerca de 800% por volta de 2018 – e 80% desse total consiste em conteúdo desestruturado e muito difícil de controlar ou gerenciar.

 

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Não é surpresa, portanto, que exista uma preocupação crescente acerca da maneira pela qual essas informações estão sendo manipuladas. Afinal, gerenciar o conhecimento significa cuidar do mais importante dos bens intangíveis em uma empresa (desde, porém, que haja maturidade empresarial suficiente para garantir o máximo de aproveitamento organizacional). O maior desafio aqui, portanto, reside na coleta, gerenciamento, armazenamento, localização e arquivamento desse conteúdo, sempre levando em conta um crescente e inquietante número de preocupações relacionadas a compliance e requisitos legais (transparência de documentos e tempo de retenção, por exemplo).

Gestão de documentos nos próximos anos

Para os próximos anos, entretanto, há indícios de um grande impacto no gerenciamento de informações corporativas graças às novas oportunidades para gestão na nuvem — como, por exemplo, proteção ao conteúdo por meio de direitos e criptografia. Isso sem mencionar estratégias de governança, que são diretamente influenciadas pelo gerenciamento de registros. Mas não para por aí: especialistas afirmam que, por conta do boom do Big Data, os sistemas de gestão de documentos encontrarão terreno fértil para uma expansão inimaginável.

Em outras palavras: para quem já se valia da gestão de documentos e informações é apenas mais um passo, uma vez que tal conceito ganhou muita força nos últimos tempos por conta da gigantesca quantidade de dados não-estruturados. Isso quer dizer que, impulsionadas pelo Big Data, plataformas de GED (que são extremamente úteis aos processos internos em empresas e já auxiliam na tomada de decisões) e de ECM se tornarão cada vez mais inteligentes e otimizadas. E também estabelecerão uma base muito bem estruturada graças à análise avançada de conteúdo, uma vez que não são meros repositórios; e assim, por meio de um eficiente gerenciamento, essas ferramentas serão essenciais para dissipar preocupações com tais informações.


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