07 abr 2015

Gestão Eletrônica de Documentos: como e por que escolher?

A maioria das pequenas, médias e, grandes empresas que ocupam espaço significativo na economia brasileira precisam lidar, diariamente, com um imenso volume de processos. E isso inclui, documentos, informações de operação, produção, custos, departamento pessoal, dentre outros dados, que, muitas vezes, são repassados aos gestores por meio de páginas impressas.

Entretanto, com a evolução tecnológica cada vez mais presente nos âmbitos corporativos, a utilização de papel para gestão da documentação é algo, no mínimo, ultrapassado. E isso porque, os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) chegaram para promover agilidade, economia, segurança em todos os processos que lidam com informações tanto internas quanto externas à empresa.

Como escolher um sistema GED?

No momento de escolher um software de gestão inteligente de documentos é imprescindível estabelecer alguns critérios para que haja o máximo aproveitamento dessa ferramenta tecnológica dentro da empresa.

Valores fixos ou variáveis conforme a demanda de documentos, por exemplo, é um detalhe que deve ser considerado durante a avaliação para compra do sistema. Outros fatores como: possibilidade de backup, facilidade na busca dos arquivos, servidor próprio ou externo, a flexibilidade de adaptação aos departamentos da empresa também devem ser analisados.

A título de exemplo, em um sistema sem backup, a perda de arquivos pode ocorrer caso haja alguma queda de energia brusca ou problemas na máquina, sem que seja possível recuperá-los.  Em paralelo, a localização do servidor, influenciará diretamente nos custos e agilidade em casos de manutenção e/ou assistência técnica.

Já os sistemas com busca facilitada e flexibilidade de adaptação permitem que um único ambiente virtual possa ser utilizado nos mais variados processos, independente do setor, e isso de forma intuitiva por cada usuário.

Entretanto, um critério deve sempre prevalecer: o melhor sistema GED para sua empresa é aquele que melhor atende às necessidades dos gestores e funcionários.

Motivos para escolher o sistema GED

Com os processos de documentação geridos de forma eletrônica, o principal benefício é a agilidade das informações e compartilhamento simultâneo entre pessoas e áreas, fazendo com que o processo de análise ou decisão seja mais rápido. A empresa também ganha ao reduzir a quantidade papel, impressões e espaço e agilizar os trâmites entre departamentos, garantindo a segurança dos dados e possibilidade de estabelecer sigilo das informações.

Por fim, os sistemas GED possibilitam a gestão das informações durante todo o seu ciclo de vida até o momento do arquivamento, evitando gargalos em etapas de administração e garantindo a veracidade dos dados.       Saiba porque adotar a gestão eletrônica de documentos. Baixe nosso ebook grátis.


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