02 out 2015

Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos?

Já faz parte da sua rotina manusear centenas de documentos físicos como contratos de serviços, notas fiscais e até mesmo Currículos. E ainda, muitos outros documentos que precisam ser transitados e aprovados com outras áreas dependem de um fluxo rápido e eficaz, certo?
A Gestão Eletrônica de Documentos, ou simplesmente GED é uma tendência que vem sendo adotada por empresas que demandam a necessidade de armazenar e compartilhar documentos digitais (ou digitalizados) de forma ágil, eficaz e organizada com clientes internos ou externos.
 

TRÊS DICAS PARA UMA GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS MAIS EFICAZ

1 – POSSUIR UM SISTEMA DE GED (especializado)

Um sistema de GED, é um software que possibilita o acesso do usuário por qualquer computador ou dispositivo com conexão à internet via login e senha. Este software armazenará todos seus documentos digitais como por exemplo: contratos sociais, contratos de prestação de serviços, notas fiscais eletrônicas digitalizadas ou scaneadas, Curriculum Vitae dentre muitos outros que uma empresa precise armazenar, ordenar, encontrar e posteriormente compartilhar seja com outras áreas da empresa ou com o cliente externo.

2 – TER PROCESSOS INTERNOS MUITO BEM DEFINIDOS

Quando se trata de fluxo de documentos, é necessário que a empresa tenha muito bem desenhado e definido qual o fluxo que estes documentos vão seguir até finalizar o processo. Por quê? Com esta definição clara do fluxo que o documento vai seguir, fica mais fácil e claro desenhar e parametrizar os campos do sistema de GED, e assim aproveitar 100% desta ferramenta que possibilita a ordenação e compartilhamento dos documentos.

3 – DISSEMINAR A CULTURA DO GED COM OS ENVOLVIDOS

Como é uma tendência das empresas eliminar papéis por conta de aproveitamento de espaço físico, buscar ganho em produtividade e maior controle efetivo dos documentos, é necessário entrar nessa nova cultura de cabeça e disseminá-la na equipe e clientes para que se acostumem e possam de fato utilizar a ferramenta com precisão e maestria para a Gestão Eletrônica de Documentos.
E ai, gostou do nosso post? Entre em contato conosco para conhecer melhor o GED do holmes e solicitar uma demonstração.


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