03 jun 2016

GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS: SOLUÇÕES SIMPLES, GRANDES ECONOMIAS

Pequenas soluções, grandes economias

Aproximam-se os dias nos quais o papel fará parte do passado em empresas e organizações – e a responsabilidade recairá, em grande parte, sobre as plataformas de gestão eletrônica de documentos (GED). Na verdade, isso já está acontecendo pelo mundo afora, e a economia proporcionada por essa tendência consiste em uma de suas maiores e mais significativas vantagens.

Assim, gastos com impressões (e, claro, com a manutenção desses equipamentos), armazenamento e conservação de documentos tornar-se-ão desnecessários. Mas não fica só nisso:  alguns estudos afirmam que um funcionário gasta de 30 a 40% de seu tempo em busca de documentos – e, com isso, não é preciso ser gênio para entender o impacto que soluções de GED têm sobre o aumento da produtividade no dia-a-dia corporativo. Afinal, tempo é dinheiro e a otimização de determinadas rotinas significa economizar – entre outras coisas.

Mais: a simples liberação do espaço utilizado para guardar documentos já representa um grande benefício em termos de economia porque faz com que não seja necessário gastar quantias consideráveis com espaços (galpões, por exemplo) – que, necessariamente, deverão atender a uma série de requisitos de segurança para manter a documentação física a salvo de intempéries, incêndios e eventuais desastres. Isso sem mencionar a dificuldade e o tempo necessário para localizar qualquer tipo de registro mais antigo – e quem já passou horas tentando encontrar documentos em arquivos mortos sabe o que isso significa.

A velocidade e a precisão ao localizar documentos representam ganhos significativos em produtividade e eficiência corporativa, portanto. E, além desse aspecto, a redução de erros operacionais decorrentes de falhas humanas também consistem em uma bela vantagem. Segurança, praticidade e economia, assim, são as palavras de ordem quando se pensa em uma realidade empresarial paperless e – por que não dizer? – sustentável.

Inúmeras são as vantagens e os benefícios que softwares de GED podem oferecer a empresas e organizações. Mas a escolha da plataforma – da facilidade de implantação à experiência do usuário – é crucial para que seja possível explorar todo o seu potencial de otimização de processos, trâmites, fluxos de trabalho, aumento de produtividade e eficiência, redução de custos e – consequentemente – economia.

 


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