05 nov 2013

Holmes Tutorial

O Holmes é um sistema de gestão de documentos muito fácil de usar. Basicamente, você adiciona documentos, organiza através classificação e realiza pesquisas com a Trackbar (barra de buscas inteligente). Uma vez localizado, o documento pode ser facilmente visualizado, baixado e compartilhado com outras pessoas. Confira neste rápido tutorial como realizar as tarefas essenciais do sistema. Se você preferir vídeos, acesse o canal do Holmes no Youtube.

 

Adicionando documentos no Holmes

Para disponibilizar um documento no Holmes são necessários dois passos: primeiro você deve adicionar o documento no sistema; depois você deve classificá-lo. Para adicionar o documento siga os seguintes passos.

1. Clique no botão Adicionar

Adicionar

2. Clique no botão Selecionar

Selecionar

3. Escolha um ou mais arquivos no seu computador ou na rede

Assim que o processo de adicionar  for concluído o sistema apresentará a seguinte mensagem:

Arquivo adicionado

Agora que o documento já está no Holmes é necessário classificá-lo. Desta forma outros usuários também poderão encontrá-lo a partir da Busca. Para classificar o documento faça o seguinte:

1. Vá para a tela inicial do Holmes clicando no “H”

Home

2. Clique em “Arquivos não classificados”

Nao classificados

3. Clique no documento que deseja classificar para selecioná-lo

Selecionar documento

4. Clique no botão Classificar

Clasificar

5. Informe a Natureza do documento, preencha as informações solicitadas e clique em Aplicar

Classificação

OBS: Também é possível adicionar documentos no Holmes através do Assistente de Digitalização.

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Realizando pesquisas com a Trackbar

Trackbar é o nome da barra de pesquisas inteligente do Holmes. Com ela você pode fazer pesquisas com base nas informações da Classificação ou no conteúdo do documento. A pesquisa com base nas informações da Classificação pode trazer resultados de maior relevância, por isso é a mais recomendada. Para este tipo de pesquisa faça o seguinte:

1. Observe na Trackbar que você pode informar “O que” você deseja. No Holmes “o que” é conhecido como Natureza

o que

2. Comece digitar exatamente o nome da Natureza e use o menu assim que a opção que você deseja aparecer

Busca natureza

3. Uma vez informada a Natureza, você pode refinar sua pesquisa informando “Qual”. No Holmes o “qual” é conhecido como Característica. No exemplo abaixo, para a Natureza Currículo, as opções disponíveis são Cargo Pretendido e Nível de Inglês

qual

4. Para refinar sua pesquisa comece digitar o valor da Característica e use o menu assim que a opção que você deseja aparecer

Busca Característica

Você também pode fazer pesquisas de outra forma, sem ter que seguir o fluxo “o que” e “qual” conforme descrito nos passos acima. Para isto basta digitar o dado que deseja na Trackbar e pressionar a tecla Enter.

buscaConteudo

Vale ressaltar que este tipo de pesquisa pode trazer resultados mais abrangentes, exceto para aqueles casos onde o dado informado é uma espécie de “chave de identificação”, tal como um número de processo, um CPF, etc.

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Visualizando documentos no Holmes

Você pode visualizar o documento no Holmes sem a necessidade de fazer baixar (download) o arquivo. Para isso, basta clicar duas vezes no documento (duplo clique)

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Enviando documentos para outras pessoas

Um documento classificado já é automaticamente compartilhado com todos que têm permissão para vê-lo através das pesquisas da Trackbar. Mas para simplificar as coisas você pode passar um link para o arquivo através do email. Por exemplo:

1. Selecione o documento que deseja “enviar” para outra pessoa

Selecionar documento

2. Clique na Seta da Trackbar

Compartilhar

3. Selecione “Arquivos Selecionados”

Arquivos selecionados

4. Clique em Copiar (o link será copiado para a área de transferência do seu computador)

Copiar link

5. Cole o link no corpo do email

6. Envie o email para a pessoa que você deseja que possa visualizar facilmente o documento

O passo-a-passo descrito acima deve ser usado para enviar links de documentos para pessoas que têm acesso ao Holmes. Para pessoas que não têm acesso ao sistema, no passo 3 é preciso selecionar a opção “Usuário Externo”.

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O que mais posso fazer?

Trabalhando com atalhos

O Holmes não trabalha com pastas, mas você pode criar Atalhos que têm uma função semelhante, porém muito mais flexível e poderosa.

1. Faça uma busca na Trackbar

2. Clique na estrela

Atalho

3. Defina um nome para o atalho ou simplesmente aceite a sugestão de nome do sistema e clique em OK

Novo atalho

4. Clique o “H” para ir para a tela inicial do Holmes onde ficam disponíveis os atalhos

Home

A vantagem do atalho em relação a pasta é que você pode ter dois atalhos diferentes que levam para o mesmo documento. Você pode, por exemplo, ter um atalho para currículos de Programadores e outro para uma busca por Currículos apenas.

Atalhos

Com as tradicionais pastas o arquivo estaria duplicado em dois lugares diferentes. Mas através dos atalhos o mesmo documento estará acessível tanto de um ponto quanto de outro. Em outras palavras, como o atalho é basicamente uma Busca Salva podemos ter diferentes tipos de busca que levam para o mesmo documento, neste exemplo uma Busca por Currículo e outra Busca por Programadores.

Outro problema da pasta é que você tem que colocar o documento dentro dela manualmente. Enquanto no atalho do Holmes os documentos vão parar lá automaticamente de acordo com sua classificação. No exemplo acima, qualquer Currículo aparece nos dois atalhos, ao passo que apenas os Currículos de programadores aparecem no primeiro atalho.

Recebendo Notificações por email

O Avise-me lhe envia um email toda vez que um novo documento aparece num atalho. Para configurar o Avise-me faça o seguinte:

1. Execute uma pesquisa na Trackbar (exceto pesquisa com base em conteúdo)

2. Clique na Estrela para criar o atalho

Atalho

3. Selecione a opção Avise-me

Avise-me

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Para os administradores

Se você é administrador do Holmes e pretende saber como criar Naturezas, Características, Workflows ou gerenciar os perfis de acesso, clique aqui para baixar o Manual de Administração do Holmes.

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