mãos interrompem o efeito dominó

Você sabia que a gestão ineficiente de documentos pode criar um efeito dominó negativo em sua empresa?

Um problema puxa outro e quando você se der conta estará com uma bomba nas mãos. É sobre isso que falaremos no post de hoje, o que acontece quando uma empresa negligencia a gestão de documentos.

Continue lendo e descubra como identificar se sua empresa está passando por esse tipo de problema e aprenda a mudar esse quadro. Boa leitura!
 

A primeira peça a ser derrubada

 
Sabe aquela expressão “tempo é dinheiro”? Ela nunca foi tão verdadeira. Empresas que lidam diariamente com entrada e saída de documentos precisam buscar formas de agilizar o trânsito de dados para garantir a produtividade necessária.

Por exemplo, empresas de crédito, RH e grandes redes que realizam gestão ineficiente de documentos certamente poderiam dobrar os resultados se optassem por utilizar um GED (gerenciamento eletrônico de documento).

Isso porque com a gestão ineficiente de documentos, se perde muito tempo procurando em arquivos, pastas e prateleiras. Outras empresas como empreiteiras, que possuem alta rotatividade de funcionários, precisam dispor de documentos importantes praticamente a todo instante.

São diversas contratações, demissões, fichas de cadastro… Quanto tempo um profissional de RH acaba perdendo com esse processo?

E mesmo as empresas que realizam processos de armazenamento virtual incorretos, também sofrem. Além dos custos com back up, dificilmente conseguem controlar o acesso às pastas, o que coloca a segurança da empresa em risco.

Além disso, dependendo da quantidade de dados, as pastas podem acabar se perdendo umas nas outras.

O tempo gasto em demasia é geralmente o primeiro sintoma da gestão ineficiente de documentos e é por isso que ele é o primeiro tópico a ser abordado. E quando uma empresa começa a demorar para resolver algo que poderia ser feito em menos tempo ela entra no efeito dominó e o próximo problema é o citado logo abaixo.
 

Saiba mais: 3 dicas para otimizar processos no setor financeiro com gestão de documentos

 

As consequências da baixa produtividade

 
Quando uma empresa não otimiza o tempo por causa da gestão ineficiente de documentos, automaticamente ela acaba reduzindo as chances de atingir as metas. E não atingir as metas significa perder (ou deixar de ganhar) dinheiro.

Além disso, a gestão ineficiente contribui para o desperdício de recursos, seja na geração, armazenamento ou envio de documentos.

Por exemplo, empresas que trabalham com documentos impressos têm o custo de armazenamento e de envio de mala direta, além da dificuldade em manter uma alta quantidade de documentos organizada. Isso prejudica e muito a produtividade.

Já uma boa gestão de documentos consegue realizar mais ações, gastando menos. Por exemplo, com a utilização de um GED, o reconhecimento de documentos é realizado de forma automática, a busca se torna muito mais rápida e há total segurança sobre tudo que é armazenado.

Além disso, um bom software de gestão de documentos é capaz de controlar quem pode visualizar ou editar um documento. Ao permitir que os colaboradores consigam acessar documentos com agilidade, você contribuirá para que os resultados sejam alcançados.

Mas, caso isso não aconteça, a perda de tempo e de dinheiro impactarão diretamente na terceira peça do nosso dominó imaginário…
 

A última peça a ser atingida

 
Uma gestão ineficiente de documentos é um problema realmente grave. Além de impactar na perda de tempo e produtividade (dinheiro), afeta também a qualidade de toda a informação armazenada, seja ela física ou digital.

No caso dos papéis, a gestão ineficiente pode contribuir para o extravio de importantes notas e comprovantes jurídicos. Pode contribuir também para a falta de sigilo acerca das informações armazenadas e o que é pior danificar toda a papelada por causa de armazenamento inadequado.

Imagine que sua empresa precise cumprir com algumas obrigações fiscais, mas não consegue encontrar os documentos que comprovem a legalidade das ações. Ou pior, extravie documentos importantes de clientes e fornecedores. Todos esses problemas vão prejudicar os cofres e a imagem da empresa, certo?

Para evitar a gestão ineficiente de documentos é preciso garantir a integridade de documentos impressos e digitais. Uma alternativa é manter impresso somente aquilo que for imprescindível e digitalizar todo o resto. Após a digitalização o ideal é que tudo seja salvo na nuvem em um ambiente seguro, intuitivo e que possua permissões de acesso.
 

Saiba mais: 3 fatos que você precisa saber sobre gerenciamento de documentos digitais

 

Confira algumas boas práticas na gestão de documentos

 
Você já sabe o que acontece quando há uma gestão ineficiente de documentos, mas e o que se deve fazer para evitá-la? Daremos algumas dicas logo abaixo, confira:

  • Crie um espaço estruturado
    Se sua empresa precisa trabalhar com documentos impressos que não podem ser substituídos, a ideia é que consiga disponibilizar um espaço arejado com prateleiras, pastas e corredores bem identificados. Além disso é interessante criar uma política de acesso.
  • Avalie a temporalidade
    Uma das tarefas mais difíceis de se realizar é a dispensa de documentos antigos. Algumas informações não fazem mais nenhum sentido para a empresa e pode ser que seu armazenamento seja totalmente dispensável.

    Cartas de demissão devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos, já os comprovantes de quitações fiscais precisam ser guardados por ao menos 30. A melhor forma de controlar isso é com uma tabela de temporalidade, assim você evita guardar documentos desnecessários e protege aqueles que são mais importantes.

  • Utilize a tecnologia a seu favor
    Como já mencionei aqui, uma excelente forma de evitar a gestão ineficiente de documentos é evitando armazenar fisicamente tudo o que pode ser digitalizado.

    Além de reduzir espaço, os documentos digitais podem ser encontrados com maior facilidade e são imunes as ações do tempo. Vale atenção apenas para o ambiente em que eles serão armazenados

A gestão ineficiente de documentos é um problema muito comum em empresas que lidam com muitos documentos, mas pode ser evitada ou combatida com as dicas dadas neste artigo. Agora que você já sabe das consequências e boas práticas, que tal arregaçar as mangas e revolucionar a gestão de documentos de sua empresa?