08 abr 2016

O MELHOR GED: SEGURANÇA, ESCALABILIDADE E EXPERIÊNCIA DO USUÁRIO (UX) – Parte 1

 

UX_Design_277867241_blogNo princípio era só informação. Depois, a informação se fez papel. Em seguida, virou microfilme. Aí veio a digitalização. Então a informação se tornou digital e habitou entre nós. Mas era questão de tempo até que surgissem os sistemas de GED — Gestão Eletrônica de Documentos — por conta da (óbvia) necessidade de gerenciamento dessa montanha cada vez maior de documentos digitalizados e digitais. Não deu outra: tais plataformas trouxeram grandes vantagens às rotinas diárias em empresas e organizações — como simplificação de processos, dispensa de arquivos físicos, segurança das informações e grande redução de custos — gastos com malotes e transportes de documentos, por exemplo, podem ser praticamente erradicados por meio de uma gestão eletrônica (e inteligente) de documentos.

Entretanto, para que se possa extrair o melhor desse tipo de ferramenta, não restam dúvidas de que os conceitos de user experience (experiência do usuário ou UX) –– que preconizam a usabilidade, a utilidade, a acessibilidade e a funcionalidade — são essenciais. A partir desse viés, fica cristalino que sistemas de GED devem ser descomplicados e fáceis para que possam ser alimentados pelos usuários que os utilizarem em suas rotinas de trabalho — e também intuitivos na maneira como classificam e organizam arquivos. Também precisam ser eficazes para localizar e recuperar informações — além de não serem complexos a ponto de dificultar que os administradores apliquem regras de compliance, permissões e gestão de usuários. Finalmente, devem ser robustos para garantir um desempenho exemplar (já que lidarão com milhões de documentos) e, ainda, escaláveis — ou seja, desenvolvidos para evoluir.

Assim, o melhor software aplicativo — incluído aí um Sistema GED — precisa ter o foco do usuário e não o foco no usuário. Na gestão eletrônica de documentos, isso significa que não se deve exigir que o usuário saiba como o GED está organizando as informações ou qual é a estrutura de pastas. É preciso, portanto, trabalhar com o mindset do usuário, localizando rapidamente documentos a partir daquilo que qualquer um que utilize a plataforma terá conhecimento – tipo, valor, informação e conteúdo. Não há engano: a qualidade de uma plataforma de GED está totalmente relacionada à satisfação de seus usuários — que, por sua vez, utilizarão a ferramenta de maneira descomplicada e sem sobressaltos. E não se pode esquecer que a UX precisa evoluir à medida em que aumenta a demanda por gestão do conhecimento em empresas e organizações. Afinal, essa é a medida pela qual os sistemas de GED cada vez mais simbolizarão uma indiscutível vantagem competitiva. Em resumo, procurando o melhor software GED? Ele precisa ser robusto e escalável. Ele precisa ser fácil, inteligente e tratar a informação da mesma forma que um aeroporto trata de uma bagagem. Porque absolutamente todo mundo, ao desembarcar, é conduzido naturalmente para a esteira de bagagens.


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