Homem concentrado em um escritório, aparentando anotar informações

Por favor, me ouça! Você não deve escolher uma solução GED antes de ler o artigo de hoje e vou lhe explicar o porquê: É que no post abaixo você vai aprender a identificar quais são as características mais importantes de um GED e como escolher a melhor opção para sua empresa.

Além disso, explicarei um pouco sobre as soluções GED que utilizam APIs e porque essa característica é a mais importante de todas. Então, pare por alguns minutos e leia este texto até o final, valerá a pena, garanto!
 

Como escolher uma solução GED

 
Existe no mercado uma série de opções e escolher uma solução GED requer certo cuidado. Embora as alternativas sejam diversas, nem todas as ferramentas oferecem as mesmas funções, por isso é importante ter em mente o que você procura em uma solução GED para conseguir filtrar as escolhas.

Há porém algumas características sofisticadas que apenas boas ferramentas podem oferecer e é sobre elas que quero falar neste tópico.

A primeira delas é a opção de automatizar o cadastro de arquivos. Se a sua empresa trabalha com alto volume de documentos ou muitos pontos de captura é preciso que a solução seja capaz de automatizar o cadastro desses documentos.

Outra característica importante é a capacidade de reconhecimento automático. Ao escolher uma solução GED, opte por aquelas capazes de identificar o tipo de documento durante a leitura OCR, mas que garantam alta assertividade. Alguns GEDs são capazes não só de ler automaticamente como também garantem uma assertividade de até 90%.

Por fim, é importante que a solução GED seja capaz de criar workflows flexíveis e com níveis de aprovação. Por exemplo, se sua empresa trabalha com documentos extremamente sigilosos e que precisam passar pela aprovação e edição de vários gestores, pode utilizar o workflow para:

  • enviar o documento somente aos responsáveis;
  • rastrear em qual etapa do processo o documento se encontra;
  • quais ações foram executadas no documento e por quem;
  • garantir que edições serão feitas apenas por pessoas autorizadas.

Isso significa que todo o percurso do documento na empresa deve ser monitorado e em cada etapa é preciso haver a aprovação para a fase seguinte, garantindo sempre que somente pessoas devidamente tenham acesso à edição ou visualização do documento.
 

Saiba mais: 7 bons motivos para sua empresa de crédito investir em soluções GED

 

Principais vantagens de uma solução GED

 
Ao escolher uma solução GED com as especificações citadas no tópico anterior a sua empresa estará investindo em:

  • Produtividade
    Imagine quanto tempo sua equipe não perde buscando um documento específico em meio àquela pilha de papéis antigos? Funcionários gastam em média 60% do tempo em processamento de papéis, mas só 10% desse tempo é gasto na leitura do documento, o restante é perdido na busca da informação.

    Imagine o quanto a produtividade da equipe aumentaria se toda a informação estivesse a poucos cliques de distância?

  • Custo x Benefício
    Além de toda vantagem ecológica com a economia com materiais de escritório e espaço físico que você já conhece, ao escolher uma solução GED você investirá também em segurança.

    Os documentos ficam todos armazenados em nuvem e embora possam ser acessados de qualquer ambiente, somente pessoas devidamente autorizadas têm o acesso para visualização ou edição de toda a informação.

  • Agilidade
    Ao escolher uma solução GED eficiente você investirá também em agilidade e empresas que lidam com muitos documentos diariamente sabem o quanto a agilidade é valiosa.

    GEDs como o Holmes possuem um campo de busca que é capaz de localizar em poucos segundos qualquer tipo de documento armazenado e o melhor é que utiliza para isso palavras chave que fazem parte do próprio documento, ou seja, nada de pastas dentro de pastas que mais atrapalham do que ajudam.

    As soluções GED vieram para facilitar a vida de empresas como as grandes redes e suas filiais espalhadas pelo Brasil, franquias, empresas de crédito, hospitais que desejam aumentar a eficiência na circulação de laudos e exames, enfim, há benefícios para diversos segmentos.

 

Opte por GEDs com fácil integração

 
Esse é provavelmente o ponto mais importante a ser observado antes de escolher uma solução GED. Se a ferramenta oferecer qualquer que seja o benefício, mas não for capaz de se integrar com outras ferramentas utilizadas em sua empresa como CRMs e banco de dados, pode ser que a utilização não seja tão vantajosa.

Por isso, opte por soluções que possuem integração com outros sistemas por meio de APIs, que funcionam como uma ponte entre a solução GED e outros sistemas. Dessa forma a integração pode ser realizada com facilidade e rapidez.

Em um exemplo prático uma empresa com filiais em todo o Brasil integrou uma solução GED ao banco de dados do RH, assim, toda vez que um colaborador enviava um documento este era inserido automaticamente nesse banco de dados, sem que um analista de RH precisasse alimentá-lo manualmente.

Empresas de crédito também utilizam essa possibilidade em esteiras de crédito. Nessa etapa do processo os documentos do cliente precisam ser conferidos e validados com base em outras informações coletadas previamente. Toda essa comparação pode ser feita pela solução GED automaticamente.

Imagine quanto tempo não pode ser economizado também por causa das possibilidades de integrações… É por isso que a capacidade de se integrar à outras soluções é fundamental e você precisa conferir isso antes de escolher uma solução GED.

Se você chegou até aqui, parabéns, agora é bem provável que esteja apto à escolher uma solução GED eficiente. Essa é uma tarefa que exige bastante atenção, mas que se realizada da maneira correta, garante que sua empresa faça a melhor escolha possível. Até a próxima!
 

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