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Se a sua empresa realiza a gestão de contratos financeiros você sabe como é importante manter a segurança, garantir a agilidade e ter controle sobre os andamentos das tarefas, certo? Mas dependendo da demanda de informações, gerenciar tudo sozinho é algo quase impossível.

É por isso que empresas que se encontram nessas situações têm investido em sistemas GED para otimizar a gestão de contratos financeiros. Se você deseja entrar para esse time e maximizar os resultados na corporação, sugiro que continue a leitura e descubra o que o sistema GEd pode fazer por você e sua empresa.
 

Entenda como funciona um sistema GED

 
Um sistema GED (gerenciador eletrônico de documentos) é a união de algumas tecnologias que tem o objetivo de auxiliar empresas na entrada, saída e armazenamento de documentos.

Ele também garante a segurança ao armazenar os dados de forma segura e na nuvem, o que permite que as pessoas autorizadas poderão acessar os arquivos independentemente de onde estejam.

Um sistema GED atua primeiramente na captura de documentos. Boas soluções são capazes de armazenar arquivos de diferentes formatos como PDF, JPEG, BMP, etc.

Para garantir ainda mais agilidade, os documentos são salvos de acordo com suas origens, o que dispensa a criação de pastas. Para encontrá-los basta digitar palavras chave como tipo de documento, data de validade ou nomes.

Além disso, é possível criar permissionamentos para que somente pessoas autorizadas tenham acesso à visualização ou edição dos conteúdos, o que dá mais segurança às informações disponibilizadas na ferramenta. Agora que você já sabe do potencial de um GED, vamos entender como ele pode auxiliar a gestão de contratos financeiros, ok?
 

Saiba mais: 7 bons motivos para sua empresa de crédito investir em soluções GED

 

A gestão de contratos financeiros com o GED

 
Quando uma empresa realiza a implantação de um sistema GED para gestão de contratos financeiros, o fluxo de tarefas administrativas é quem será mais beneficiado. Haverá, por parte do gestor, mais controle sobre todas as etapas de processos e maior facilidade no acesso desses documentos, o que garante mais produtividade e tomadas de decisão mais ágeis.

Além disso, a ferramenta pode por exemplo, enviar notificações ao gestor sempre que uma nova versão ou alterações de contrato surgirem, mantendo sempre a versão original protegida, garantindo também o controle de acesso, ou seja, o gestor consegue dar permissões de edição e visualização a quem julgar necessário.

Outro benefício do GED na gestão de contratos financeiros é que a solução exibe em dashboards o andamento de todas as etapas de um processo e pode ser programada para enviar notificações aos envolvidos sempre que algum documento ou tarefa estiver pendente, evitando por exemplo atrasos e erros.

O melhor de tudo é que como as informações são armazenadas na nuvem, o gestor pode acompanhar pelo celular, em tempo real, se o processo está dentro do prazo, um cliente pode receber um link em seu e-mail e enviar também pelo celular uma imagem do RG para dar andamento em um processo e caso não envie, a plataforma pode cobrá-lo de tempos em tempos.
 

Os benefícios do GED para sua empresa

 
Deu pra notar que a gestão de contratos financeiros não será mais a mesma com a implantação de um sistema GED não é mesmo? Mas e o que será que a empresa no geral ganhará com isso? É sobre isso que falaremos.

Seja pela capacidade de permissionamento ou pelo armazenamento em ambiente seguro, o fato é que os documentos estarão menos suscetíveis a fraudes. Isso garante a integridade de toda a informação pertencente a empresa.

Há também uma redução bastante perceptível nos gastos com material de escritório como impressoras, papéis, locações de espaços físicos para armazenamento e mão de obra para gerenciar tudo isso.

Mesmo empresas que armazenam internamente documentos digitalizados correm riscos de perda, mas isso não existe em empresas que utilizam sistemas GED para armazenar contratos financeiros em nuvem.

E como os documentos possuem informações que serão de interesse de toda a organização, a agilidade no acesso será um benefício usufruído por todos os departamentos e gestores. Todos poderão participar da revolução na gestão de documentos proposta por um bom sistema GED.
 

O que um sistema GED deve ter para atender suas necessidades

 
A tecnologia do GED é muito ampla, mas nem todos os sistemas de GED disponíveis no mercado contam com as funcionalidades citadas nesse artigo, então caso haja interesse de sua parte em investir nessa tecnologia, é muito importante que não deixe de observar se a solução oferece:

Gestão virtual

Um bom sistema GED deve armazenar todo o histórico de processos inclusos na gestão de contratos financeiros, o que inclui os rascunhos, versões de documentos e arquivos complementares.

Criação de alertas

Deve também permitir a criação de um calendário contratual, que inclua datas de entrega, envio e compromissos relacionados. Com isso é possível criar alertas para que todos os envolvidos no processo sejam avisados automaticamente por e-mail.

Integração

De nada adianta coletar todas as informações na gestão de contratos financeiros automaticamente, mas ter que inserir manualmente esses dados em outros sistemas como ERPs e afins. Por isso é importante que o sistema GED seja capaz de”conversar” com essas soluções e possa se atualizar conforme o andamento de cada processo integrado.

Workflow

Para maior agilidade o sistema GED deve permitir a criação e configuração de workflows, para que o ciclo de vida de um contrato de crédito seja acompanhado automaticamente. Assim a gestão de contratos financeiros pode ser padronizada e as chances de esquecimento e perda de prazos são reduzidas a quase zero.

Consultas

Essa parte é uma das que mais interessam aos gestores. Sistemas GED que possuem dashboards para acompanhamento dos andamentos de processos dão maior controle aos líderes, garantindo que tenham conhecimento sobre tudo que acontece em seus setores, quem é responsável pelo quê e quando a tarefa deve ser entregue.

A gestão de contratos financeiros é uma tarefa complexa e cheia de pormenores, mas com um sistema GEd tanto a gestão como a execução se tornam muito mais fáceis e rápidas. Com isso a empresa ganha tempo, economiza recursos, aumenta a segurança e elimina os gargalos nos processos.
 

Saiba mais: Como escolher o melhor software de armazenamento de documentos