Homem com um alupa avaliando documentos

Essa é uma dúvida que pode surgir caso você esteja tentando organizar a gestão de documentos em sua empresa e em algum momento se deparou com a necessidade de optar por softwares e scanners que trabalham com documentos estruturados ou não.

Ou então, se estiver apenas buscando aprender mais sobre a gestão eficiente de documentos e em ambos os casos você chegou ao lugar certo.

O post de hoje explicará as principais diferenças entre os dois tipos de documentos e o porquê de entender a diferença entre eles.

Além disso, falaremos também sobre outras características de documentos que devem ser levadas em consideração na hora de escolher um software GED e/ou um scanner. Preparado?
 

Por que preciso saber o que são documentos estruturados?

 
Essa é uma pergunta muito comum. Empresas como a sua, que trabalham com gerenciamento de documentos costumam receber e enviar muitos documentos todos os dias. Com isso precisam criar processos de envio, recebimento, organização e armazenamento para que tudo possa ser acessado da forma mais ágil possível.

E como sabemos, para essas empresas a segurança das informações e a praticidade com que elas entram e saem são características fundamentais por exemplo para se investir em scanners e softwares de gestão eletrônica de documentos, os GED. Não é mesmo? É aí que entra a necessidade de se entender a diferença entre documentos estruturados e não estruturados.

Alguns GEDs possuem leitores OCR, ou seja, possuem a capacidade de detectar informações em arquivos de imagens, mas eles funcionam bem em documentos estruturados. Já os não estruturados são mais difíceis de serem lidos de forma automática, o que requer mais trabalho e mão de obra, pois as informações nem sempre podem ser extraídas de forma automática.

Bom, deu pra perceber então que é a estrutura do documento quem definirá em quais softwares e scanners sua empresa deverá investir, certo? Então, que tal conhecermos as diferenças entre eles? Esse é o nosso próximo tópico.
 

Saiba mais: Como criar harmonia na organização de documentos físicos e digitais

 

Documentos estruturados X não estruturados, quais as diferenças?

 
Os documentos estruturados são aqueles que possuem áreas pré estabelecidas por campos ou linhas. Isso significa que o mesmo tipo de informação poderá ser localizada sempre na mesma região do documento. Aí vai um exemplo: Boletos bancários. Neste tipo de documento o nome do destinatário, o valor e a descrição do produto possuem um campo fixo, todo boleto de um mesmo banco exibirá a descrição do produto na mesma área.

Sendo assim fica mais fácil para o leitor OCR identificar a informação contida naquela imagem. Ele sabe que todo o texto coletado no espaço determinado faz referência à descrição do produto, por exemplo. Com isso ele cria índices de armazenamento para quando você digitar “produto X” ele possa encontrar o nome pelos dados coletados nesta sessão do documento.

Isso ajuda empresas de crédito a verificar e comparar a veracidade de dados enviados por clientes antes de realizar a aprovação de crédito. A vantagem é que quase não há a necessidade de alguém fazer essa tarefa. Tudo acontece de forma automática e o analista só valida um ou outro dado que não pôde ser lido pela ferramenta.

Já os documentos não estruturados são o oposto disso. Um bom exemplo de documento não estruturado são os modelos de contrato. Em um contrato a data por exemplo pode aparecer logo no início, no meio do texto ou lá embaixo no rodapé. Como não há um campo específico para ela, fica mais difícil para o software identificar de que se trata aquele dado coletado.
 

[Bônus] Informações relevantes para complementar o aprendizado

 
No fim das contas não há muito mistério, certo? Documentos estruturados são aqueles divididos por colunas, seções ou linhas que pré estabelecem onde cada informação deve estar. Os não estruturados são documentos geralmente que contém apenas texto e as informações não possuem campo específico para serem inseridas.

E aproveitando que estamos falando sobre a importância de softwares e scanners apropriados, que tal abordarmos outras características que devem ser levadas em consideração na hora de escolher por exemplo um scanner para entrada de dados?

  • Tamanho do documento: A4, carta, etc;
  • Quantidade de documentos: Scanners possuem capacidades de impressão definidas como PPM, ou seja, páginas por minuto. Quando for escolher um scanner, lembre-se de mensurar quanto de documento você precisará digitalizar por dia;
  • Frente e verso. Nem todos os scanners são capazes de digitalizar frente e verso.

Lembre-se também de organizar o índice de toda a informação digitalizada para que ela possa ser encontrada com agilidade num futuro. Alguns GEDs são capazes de armazenar os documentos não por pastas, mas por tipo de informação.

Isso significa que ao invés de procurar por Funcionários > Filial X > Mestres de obra > Fulano, você poderá simplesmente digitar o nome do interessado no campo de buscas e o software localizará todos os documentos cujo campo nome continham o termo pesquisado.

Com essas informações em mãos, você já pode se preparar para trabalhar com documentos estruturados ou não, pois já conhece as particularidades de cada um. Isso será essencial para manter a organização de documentos em sua empresa.
 

Saiba mais: 3 fatos que você precisa saber sobre gerenciamento de documentos digitais