20 mar 2015

RH: Como a gestão de documentos pode contribuir com os processos de contratação entre matriz e filiais

Grande parte das redes corporativas – sejam varejistas, indústrias ou prestadoras de serviços – possuem diversas filiais que tem que se relacionar com uma matriz que centraliza diversas rotinas, entre elas atividades como gestão dos documentos de contratação do departamento de recursos humanos (RH).

O gerenciamento desse processo inclui diversas documentações, em múltiplas etapas, que devem ser supervisionadas para que não haja extravios ou atrasos. Entretanto, com a tecnologia, lidar com muitos papeis e depender de envio de documentação por malote, deixou de ser tão necessário. Hoje há no mercado sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) que agregam diversas funcionalidades ao RH, permitindo a resolução de etapas com maior precisão, rapidez e segurança.

Agilizando as contratações

Durante a admissão de um novo funcionário é preciso analisar uma série de documentos antes de realizar o registro em carteira. O departamento precisa receber cópias do CPF, RG, comprovante de residência, histórico profissional e acadêmico, para que possa iniciar todo o processo de contratação.

Para que isso seja feito de forma mais rápida, é fundamental que todas essas informações sejam enviadas ao RH o quanto antes. Contar com um software projetado para agilizar a gestão de documentos, que comporta a digitalização, compartilhamento e acesso a currículos e outros itens com apenas alguns cliques, é fundamental para trazer mais produtividade ao departamento.

Um sistema como o Holmes permite que os documentos sejam digitalizados na filial e enviado eletronicamente para a matriz, diminuindo o tempo de espera pelas cópias físicas. Dessa forma, o RH precisa armazenar os orginais somente daqueles documento realmente necessários.

A ferramenta também possibilita a criação de pastas inteligentes, facilitando a localização com simples cliques do mouse, por exemplo, ou ainda, a busca por um determinado termo contido no documento. Tudo, sem complicações, em um ambiente configurado de acordo com as necessidades e critérios da empresa, que poderá usufruir da melhora da produtividade no setor de RH, além do aumento da confiabilidade dos dados.

Rotinas otimizadas

O recrutamento também pode ser melhorado com um sistema de gestão de documentos. Nesse processo, os currículos de candidatos das filiais poderão ser enviados e armazenados de forma eletrônica pela matriz.

Rotinas como o controle de frequência do empregado, também chamado de compensação de pessoal, gerenciamento de faltas, cálculos de salários, benefícios, impostos e dos adicionais estabelecidos em contrato se tornam ágeis com o sistema GED, que reterá todas as informações necessárias em ambiente completamente virtual e seguro, que pode ser rapidamente acessado por usuários munidos de login e senha.

Saiba porque adotar a gestão eletrônica de documentos. Baixe nosso ebook grátis.


Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *