Mulher em escritório olhando para o computador

Se você lida com grande quantidade de documentos diariamente e busca uma forma de otimizar o gerenciamento de toda essa informação provavelmente já se perguntou se soluções de GED se aplicam à sua empresa, certo? Tenho uma boa notícia, hoje você terá a resposta para essa dúvida.

O artigo de hoje irá abordar a forma como as soluções de GED auxiliam na gestão de documento de empresas, apresentará alguns dos maiores benefícios e ainda dará dicas de como escolher uma boa solução GED pensando nas particularidades de sua empresa. Você não vai deixar de ler, não é? Eu não deixaria…
 

Como soluções GED se aplicam à sua empresa?

 
Uma das principais propostas de um software GED é reduzir tempo e custos em boa parte dos processos que envolvam o arquivamento de documentos, além disso também busca disponibilizar toda a informação da forma mais rápida possível para que a empresa seja capaz de tomar decisões com agilidade.

Se sua empresa lida com grande entrada e saída de documentos, manter tudo isso organizado e acessível é de extrema importância. É à partir dessa necessidade que os softwares GED se fazem necessários.

Por exemplo, empresas de crédito que lidam com esteiras para aprovação, precisam verificar documentos e avaliar riscos de inadimplência a todo momento e quanto mais rápida a análise, maior é a chance de um negócio ser fechado.

O problema é que em processos manuais a chance de erros é muito maior e o processo vai e volta diversas vezes, com isso a empresa pode perder ótimas oportunidades de negócio Com isso, tanto a organização quanto o acesso aos documentos precisam ser extremamente eficientes.

soluções de GED podem nesses casos, identificar o formato de um documento recebido, capturar informações contidas nele, comparar com um banco de dados e ainda alimentar um CRM, por exemplo, de forma totalmente automatizada.

Com isso os analistas de crédito podem se preocupar em analisar apenas àquelas informações que divergirem ou não puderem ser identificadas pelo GED.
 

Saiba mais: 7 bons motivos para sua empresa de crédito investir em soluções GED

 

Quais são os principais benefícios

 
O que torna uma solução GED versátil é justamente o fato de possuir benefícios que interessam a quase todo tipo de empresa, independentemente do segmento.

Por exemplo, o GED auxilia na redução de custos com o gerenciamento de documentos pois ele reduz a necessidade de arquivamento físico do material, e embora armazene tudo digitalmente também dispensa a realização de backups periódicos pois tudo fica salvo em servidores na nuvem.

Outro benefício que pode interessar qualquer empresa que precisa realizar gestão de documentos é a segurança de informação.

Se você gerencia dados que não devem ser vistos por todos os colaboradores, acredito que soluções de GED se aplicam à sua empresa, pois essas ferramentas possuem níveis de permissionamento capazes de restringir o acesso a leitura e edição dos documentos.

Por fim, se sua empresa não dispõe de muito espaço físico para armazenamento de documentos, nem quer gastar dinheiro alugando self storages, deveria investir em soluções de GED.

Em alguns GEDs não só o armazenamento é digital como a entrada de documentos é muito mais prática e rápida, principalmente em situações que um mesmo cliente precisa enviar um conjunto de arquivos. Sempre que alguma documentação estiver pendente, a solução GED pode enviar um alerta tanto para o gestor quanto para o cliente.

Nos modelos mais versáteis da ferramenta há a possibilidade inclusive de enviar um link para que o cliente possa fotografar o documento e enviar automaticamente o arquivo para a solução GED. O mesmo vale para funcionários recém admitidos que precisam enviar documentos das filiais para a matriz.
 

Como escolher uma solução GED?

 
Que a solução GED poderá ajudar sua empresa você já sabe, mas como escolher o modelo mais adequado? É sobre isso que falaremos aqui. Você encontrará algumas das principais características que deve avaliar antes de contratar uma solução.

Capacidade de armazenamento

Essa é uma das características mais importantes. Se sua empresa lida com um volume alto de documentos, você precisa ter a garantia de que a solução dá conta do recado. Além disso é preciso descobrir se diversos formatos de arquivos são suportados.

Experiência do usuário

Algumas ferramentas podem ser extremamente eficientes no que se propõe a fazer, mas são tão complexas que o esforço para extrair o máximo de funcionalidades é proporcionalmente grande. Por isso, opte por softwares como o Holmes, que são intuitivos, práticos e realmente facilitam a localização dos documentos.

SERP interno

Sabe quando você precisa encontrar algo no Google, digita algumas palavras chaves e em segundos obtém os resultados? Esse sistema é conhecido como SERP. O Holmes, por exemplo possui um sistema de buscas interno que é capaz de encontrar em tempo recorde qualquer documento que contenha as palavras chaves inserida.

Sendo assim, não há a necessidade de se utilizar pastas para armazenar os arquivos. Tudo é organizado com base em palavras específicas.

Se manter atualizado em relação à tecnologia disponível é uma questão de sobrevivência em um mercado cada vez mais competitivo. Então, que tal utilizar o que aprendeu neste artigo para começar a pesquisar o modelo de GED ideal para sua empresa ?
 

Saiba mais: Como escolher o melhor software de armazenamento de documentos