23 mar 2015

Sua concessionária na era digital: os benefícios da gestão eletrônica de documentos

A rotina corporativa de uma rede de concessionária pode ser definida, no mínimo, como um vaivém constante de documentos e processos burocráticos.  E não é pra menos, se considerarmos todas as exigências existentes, na atualidade, para a compra e venda de veículos, sejam eles novos ou usados.

Embora diversas concessionárias implementem a logística de forma inteiramente manual, o avanço das soluções tecnológicas permite a automação e digitalização de todos os documentos fundamentais para a comercialização de automóveis. Principalmente, quando falamos das grandes redes de concessionárias que possuem uma gestão administrativa centralizada na matriz.

Mas como isso funciona? De maneira simples e flexível para atender as necessidades de sua concessionária.

Dia a dia mais prático com software de gestão

Ao adotar a gestão eletrônica de documentos, também conhecida como GED, o resultado é um cotidiano mais prático e, em consequência, a redução da burocracia. Isso porque os processos se tornam mais rápidos, independente da quantidade de documentos envolvida. Tudo é arquivado e organizado em pastas, por meio de uma classificação pré-definida que permite a reunião de milhares de arquivos em um único local. Assim, torna-se fácil acessar dossiês em poucos segundos, reduzindo os custos com malotes, espaço físico e evitando o extravio de documentos.

Um software de gestão eletrônica de documentos funciona como um verdadeiro catalisador. Com os documentos digitalizados e arquivados, é possível agilizar as vendas e o faturamento da concessionária, além de eliminar a onerosidade, perdas de arquivos e, é claro, os imensos armários abarrotados de papéis. Apenas os documentos realmente necessários passarão a ser armazenados.

O processo de entrega de um carro para seu comprador pode ser reduzido em até 10 dias. Já que os documentos ficam disponíveis, quase em tempo real, para os departamentos responsáveis pela análise de crédito e faturamento, por exemplo.

GED: uma solução acessível e fácil de usar

Ferramentas como o Holmes permitem realizar o trâmite de documentos de forma simples. O primeiro passo é digitalizar – ou seja, transformar o arquivo físico em uma imagem digital, a partir do scanner. Em seguida, vem o cadastramento que irá garantir a localização dos arquivos a qualquer momento e, em poucos segundos. Aqui, abre-se espaço para uma organização completa, a partir de pastas inteligentes que permitem chegar mais facilmente aos documentos, conforme os critérios da concessionária.

Apesar do processo de vendas de veículos seminovos ser o principal beneficiado de uma solução de GED, outros processos que envolvem a gestão administrativa de uma concessionária também podem ser beneficiados. É possível automatizar os documentos de processos como gestão de contratos, aprovação de notas fiscais para pagamento, documentos de contratação e desligamento dos funcionários, entre outros.

Sem dúvida, a escolha de um sistema inteligente para gestão de documentos pode se tornar um diferencial competitivo para a concessionária. Afinal, ela terá ao seu alcance – de forma rápida e segura – todos os documentos importantes para a geração de receita, além de poder fazer o acesso múltiplo e simultâneo às informações básicas para a compra e venda de veículos.

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