27 mar 2015

Tenha a gestão de documentos da empresa na palma da sua mão

A internet móvel e avanços como 3G e 4G colocou a informação ao alcance de todos, a qualquer hora e lugar. A começar pela velocidade de conexão que permite a transferência de um grande volume de dados em poucos segundos e a integração on-line, em tempo real.  Isso garante aos usuários não apenas opções de lazer, mas de realizar o seu trabalho na palma da mão, utilizando um tablet, smartphone ou computador convencional.

E isso significa muito mais que receber, ler e enviar e-mails. As possibilidades vão além e, diante de um sistema GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos – é possível visualizar e compartilhar arquivos rapidamente com outros membros da sua empresa, funcionários ou fornecedores.

Acessando documentos rapidamente

A internet móvel é uma realidade dos tempos atuais. E é justamente por isso que os sistemas GED se anteciparam às urgências de mercado e dos seus clientes, adquirindo responsividade para permitir o acesso de qualquer aparelho.

Tudo de forma intuitiva, de fácil usabilidade e rápido de ser integrado à rotina corporativa. Com ele, basta efetuar a digitalização do documento desejado que, em instantes, o sistema guia você a guardar o arquivo com segurança em servidores na nuvem. Isso garante uma organização eficiente e em, tempo real, esteja você onde estiver, e a qualquer hora.

Gerenciando fora da empresa

Com o documento no sistema GED, todos que têm acesso podem visualizar, compartilhar e fazer o que for necessário com o arquivo.

Toda a documentação armazenada no software, pode ser acessada a partir de qualquer lugar, de maneira segura, por meio de login e senha, com restrições de acordo com o perfil de cada usuário. Seja em reuniões externas, em feiras ou congressos ou em trânsito.

A tecnologia GED rompe as barreiras físicas na gestão do capital intelectual da empresa, viabilizando a transferência de dados e conhecimentos da organização.  Isso resulta em vantagem competitiva em um mercado cada vez mais automatizado e com demandas cada vez maiores de informações consistentes.

Acesso simultâneo

Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos permitem não apenas o acesso rápido aos mais variados documentos e arquivos corporativos, mas ainda, a simultaneidade nessas operações, garantindo, por meio da funcionalidade de auditoria, o registro, como nome, data e hoário, da atividade realizada por cada usuuário dentro do sistema.

Dessa forma, um funcionário de determinado departamento pode fazer buscas enquanto outro gestor visualiza o mesmo arquivo.   E isso sem comprometer a velocidade nas transações necessárias para efetuar vendas ou trâmites internos.


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